Vaste & tijdelijke locaties

Jul 21, 2019, 18:54
Eventlocaties (deel 2): de ideale eventlocatie

Eventlocaties (deel 2): de ideale eventlocatie

10 juli 2019

Heel wat criteria spelen een rol bij het zoeken naar een evenementenlocatie. Hoe pakken de agentschappen dit aan? Deel twee van onze rondvraag bij de agentschappen Open the fridge, VO Event, The Event Pilots en We People.

Fabian Vannouche (VO Event) vat de ideale locatie samen als "die plek die niemand kent. Joris Tanghe (Open the fridge) spreekt dit zeker niet tegen en zegt: "De ideale eventlocatie is steeds verschillend van briefing tot briefing. Maar als eventbureau wil je voor je klanten toch een toegevoegde waarde zijn. Dus voor ons zijn dat locaties waar we zelf terecht kunnen met onze creatieve ideeën. Dat kan zowel naar concept, naar inkleding, naar decoratie of technische invulling zijn. Anderzijds moet je een bepaald aantal basiselementen liefst on-site hebben. Dat is dan vooral stroomvoorziening, water, verwarming/airco, sanitair, backstage, cateringruimte en stockage. Nog belangrijk is dat je met je eigen partners mag werken. Daar wringt het schoentje dikwijls. Je wil als bureau liefst met leveranciers werken waar je al jarenlang een goede basis mee hebt opgebouwd en die ook blindelings weten wat jij verwacht. Dus je eigen technische firma, je eigen cateraar, je eigen meubilair/decoratiepartner,..."

Sven Vanhemmens (The Event Pilots) zit ook op dezelfde golflengte: "De ideale locatie is een plek met karakter, uitstraling en waar verschillende ruimtes beschikbaar zijn voor uiteenlopende doeleinden. Een locatie die wordt beheerd door een uitbater die met je meedenkt en die zich flexibel opstelt zodat wij onze creativiteit de vrije loop kunnen laten. Het is ook een plaats met een vrije keuze van leveranciers, met alle faciliteiten (elektriciteit, internet, sanitair, ...), een plek die geschikt is voor groepen van verschillende omvang en voor alle soorten evenementen, en een plaats die geen tijdslimiet oplegt op vlak geluid. Het is ook een vlot bereikbare locatie met een grote parkeerplaats.” De zeldzame parel, zullen we het noemen...


En als we nu eens thuis bleven?

In plaats van op zoek te gaan naar die zeldzame parel, zijn er ook heel wat klanten die ervoor kiezen om hun evenement te organiseren in hun eigen gebouwen. Een aanpak waarmee men de huur van de locatie van de kostenlijst kan schrappen, maar die wel tot andere beperkingen leidt.

Joris De Coninck (Open the fridge) en Sven Vanhemmens geven aan dat ze regelmatig met dit soort aanvragen geconfronteerd worden. "Maar het is minder evident dan op het eerste zicht lijkt”, zo leggen ze uit. “Meestal zijn klanten altijd fier om hun eigen pand of gebouw te tonen. Dan is het de meerwaarde van een bureau om op een aantal zaken wijzen zodat men achteraf geen verrassingen tegenkomt. Voordelen zijn uiteraard dat je inspeelt op fierheid van je klant en dat je helemaal je eigen ding kan doen qua leveranciers.”

"In de eigen locatie is het meestal makkelijker om het DNA en de ziel van de onderneming in het event te steken. Daardoor komt de boodschap heel geloofwaardig over, en kan je klanten ook concreet tonen wie er elke dag voor hen werkt en hoe dat gebeurt”, aldus Barbara Stevens (We People). "Een extra bonus is dat dit een opportuniteit is om het personeel meer te betrekken bij het event. Zij zullen als ware ambassadeurs voor hun bedrijf, als gastheer of organisator gaan meehelpen. Dit versterkt de interne community op een natuurlijke manier. Qua ‘employer branding’ kan dit tellen."

Joris De Coninck vult aan: "Verder valt de kostprijs voor huur dan ook weg. Al moeten we daarbij wel een kanttekening maken: soms zijn de bijkomende kosten van het plaatsen van een tent, extra toiletwagens, generatoren,... hoger dan naar een bestaande eventlocatie te gaan. Nadeel is ook dat de klant de impact van de opbouw en het event op zijn/haar organisatie soms wat onderschat. Zeker voor grotere events kan het zijn dat (een deel van) de werkzaamheden gestaakt moet worden om de opbouw, het event en de afbouw te kunnen doen. En dan zijn er uiteraard ook nog de opkuis, de kans op schade en de afvalverwerking."

"Hier heb je wel het voordeel van een verrassing te kunnen creëren, door een plaats die iedereen kent om te toveren en in een ander daglicht te laten herontdekken", bevestigt Fabian Vannouche, die ook wijst op enkele andere, meer technische elementen: "Bedrijfssites kunnen ook bepaalde beveiligings- of mobiliteitsproblemen veroorzaken binnen gebouwen. Het is dus belangrijk om vooraf controleren dat het mogelijk is om het betreffende pand aan te passen en te herschikken, en dat de personen binnen het bedrijf die het evenement beheren snel geïnformeerd worden over de gevolgen van dit soort evenementen."