Event management

May 18, 2024, 2:13
“Sterke verhalen omzetten naar ervaringen”

“Sterke verhalen omzetten naar ervaringen”

05 maart 2024

Rechtstreeks van de schoolbanken aan de slag gaan bij Duvel. Het lijkt de droom van heel wat studenten, maar het is wel effectief het carrièrepad van Gillian Dedrie, die bij brouwerij Duvel Moortgat de functie van Event & Experience Manager vervult. In een gesprek met Experience Magazine legt hij uit wat zijn job precies inhoudt, hoe de brouwerij op events inzet, en welke tot nu toe zijn mooiste ervaringen zijn.

Hoe bent u precies in het eventgebeuren terecht gekomen?

Gillian Dedrie: “Ik had enkele vrienden die Event- en Projectmanagement studeerden aan Karel de Grote Hogeschool in Antwerpen. Zij waren hier heel enthousiast over, en hun ervaringen spraken mij erg aan. Daarom ben ik na mijn technische opleiding in hun voetsporen getreden. Bij die opleiding horen ook twee stages, en een daarvan heb ik afgelegd bij Duvel Moortgat, waar ik als stagiair mee in het events team kwam, net tijdens de periode van de viering van 150 jaar Duvel Moortgat. Het was een supertoffe stage, waarbij ik op korte tijd veel verantwoordelijkheden heb gekregen. Na deze stage kreeg ik dan de kans om tijdelijk het team te komen versterken. Ik heb die kans gegrepen, en intussen is die tijdelijke job permanent geworden. Zo werk ik nu al twee jaar voor de brouwerij.”

Elk merk een eigen verhaal

Waaruit bestaat uw rol binnen Duvel Moortgat?

“Duvel Moortgat heeft verschillende sterke merken, en elk merk heeft zijn eigen verhaal, zijn eigen doelgroep en zijn eigen atmosfeer. Een Chouffe-moment is bijvoorbeeld een heel ander sfeer en setting dan een Liefmans-apéromoment of een urban Vedett-moment. Met marketing proberen we daar dan ook een sterk verhaal rond te bouwen. Met onze afdeling ‘Events & Experience’ proberen we die verhalen om te zetten naar ervaringen op evenementen die aansluiten bij de doelgroep. Dit doen we door in gesprek te gaan met de verschillende organisatoren om te bekijken hoe we een samenwerking met onze bieren kunnen opzetten. We willen daarbij echt een meerwaarde gaan creëren, aan de hand van activaties en met een creatieve insteek. Zodat de deelnemers op het event bijvoorbeeld een echt Duvel-moment kunnen beleven. We proberen heel gericht te werken, geïntegreerd binnen het thema. Per evenement zetten we daarom ook in op één merk.” 

Welke rol spelen evenementen binnen de marketingmix van uw bedrijf?

“Ze zijn superbelangrijk. Omdat je echt in handen hebt wat je wilt vertellen. De bezoeker hoort, ziet en ervaart dat verhaal. Op een evenement kan je de beleving en de setting naar je hand zetten. De bedoeling is dat mensen die thuis of op café een Duveltje drinken, diezelfde beleving aan dat moment gaan hechten. Met de evenementen die we doen maken we een exacte doorvertaling van ons verhaal. Zonder evenementen kan je dat niet reconstrueren of in realiteit neerzetten. Horst is daar een mooi voorbeeld van. De mensen die daar naartoe komen zijn creatief, eigenzinnig,… Dat zijn ook de waarden waar Vedett voor staat. Met Vedett willen we een platform aanreiken aan creatieve mensen om hun ding te doen.”

Marathon in eigen huis

Wat zijn de belangrijkste event-afspraken voor Duvel Moortgat?

“Moeilijke vraag! Ze zijn allemaal erg belangrijk op hun manier. Horst is voor Vedett een heel belangrijk evenement. Het Bollekesfeest is natuurlijk dé afspraak voor de bieren van Brouwerij De Koninck. Voor Duvel zijn de Gentse Feesten heel belangrijk. We zijn daar op verschillende pleinen aanwezig met bars, stages, en met een toffe aankleding. Zo proberen we die pleinen meer cachet geven. We willen het voor de bezoeker zo interessant mogelijk maken. Elk jaar organiseren we ook op eigen bodem de Great Breweries Marathon, samen met twee andere brouwerijen (Cornet & Karmeliet). Dit is een marathon die bij ons op de brouwerij site start, langs twee andere brouwerijen passeert, en dan terug hier aankomt voor de finish en het eindfeest. Dat is een heel tof evenement. Intern komt daar voor mij heel veel bij kijken. De productie ligt immers nooit stil, en het is dus niet evident om een feest te organiseren op een actieve brouwerijsite. Ik heb daarvoor een heel fijne samenwerking met de mensen van productie en logistiek,.. die ik doorgaans niet zo vaak tegenkom.”

Worden deze evenementen intern beheerd, of vertrouwt u hen toe aan een evenementenagentschap?  

“Heel wat partijen waar wij een samenwerking mee hebben nemen zelf een evenementenkantoor onder de arm. Zo werkt de stad Antwerpen voor het Bollekesfeest bijvoorbeeld samen met het eventkantoor Balthazar. Ik sta gedurende dit project dan ook nauw in contact met het team van de Stad A en Balthazar om te kijken hoe we elkaar kunnen helpen om daar een toffe integratie te doen en extra beleving toe te voegen aan het evenement. Voor evenementen die we zelf organiseren gaan we meestal ook op zoek naar een partner. Ik denk dan bijvoorbeeld aan Duvel On Tour, een fietsevenement, en de Great Breweries Marathon, waarvoor we samenwerken met Golazo. Zij hebben echt de juiste expertise om dit op te zetten.”

“Met de evenementen die we doen maken we een exacte doorvertaling van ons verhaal.”

Geslaagde samenwerking

Van welk evenement bent u het meest tevreden en waarom?

“Dan kies ik eentje die nog vers in het geheugen ligt. Ik heb onlangs een heel toffe samenwerking gehad met Full Circle in Antwerpen. Dit jaar werd het festival uitgebreid met een reeks voorafgaande workshops en panel talks onder de noemer ‘Inside The Circle’. Dit waren interessante open gesprekken over nightlife, maar ook over thema’s als sustainability & safe spaces. Daar zijn heel wat mensen uit de muziek- en evenementensector op afgekomen, waardoor er een heel interessant netwerkevent ontstond, nog voor het eigenlijke festival. Wij hebben hiervoor samen met de organisatie met Vedett een uitgebreid voortraject uitgestippeld. Dit met verschillende video’s waarin o.a. dj’s en organisatoren aan het woord kwamen. Met de slogan ‘Vedett takes you inside The Circle” zijn we dit al een maand op voorhand beginnen teasen. Het was heel fijn om dit met mijn interne marketingcollega en het team van Full Circle te kunnen doen. Het paste ook perfect bij de doelgroep van Vedett. Tijdens het event zelf kregen we te horen dat veel mensen zich net door onze video’s hadden laten overhalen om tickets te kopen. Wat betekent dat het dus echt wel zijn doel heeft bereikt. En dat was nog maar het begin, want ook voor het festival zelf was er een samenwerking, met de aankleding van verschillende locaties. Dat was dus toch wel het evenement waar ik afgelopen jaar het meeste voldoening uit heb gehaald.”

Wat zijn volgens u de troeven van live communicatie ten opzichte van andere marketingtools?

“Op een evenement kun je echt iemand weghalen uit de realiteit. Je kan echt een wereld creëren, of de wereld naar je hand zetten. Voor merken is dit een nuttige tool om een beleving te creëren waarin ze hun verhaal naar voren kunnen brengen. De waarde daarvan is niet te onderschatten.”

Relaties en vertrouwen opbouwen

Wat zijn volgens u de belangrijkste kwaliteiten van een Event manager?

“Ik denk dat je zeker over een portie stressbestendigheid moet beschikken. Daarnaast is het ook belangrijk dat je gestructureerd te werk kan gaan. Want in een hoogseizoen zijn er heel wat verschillende projecten die je aandacht opeisen. Je moet kijken hoe je verschillende projecten gaat neerzetten in tijd en hoe je met de verschillende merken daarop kunt inpikken. Ten slotte moet je zeker ook houden van communiceren, socializen en netwerken. Het is belangrijk dat je het snel en goed kan vinden met de mensen waarmee je moet samenwerken.”

Hoe is het om op zo’n jonge leeftijd in deze wereld mee te draaien?

“Ik heb het geluk gehad dat ik al voor een stuk heb kunnen meegenieten van de contacten en de relaties van mijn collega’s. Dat doet al heel veel. Het is niet zo’n grote wereld, en je komt mensen regelmatig terug tegen. Toch moet je wel je mannetje durven staan. Iedereen probeert er natuurlijk het meeste uit te halen, en als jongeling is het niet altijd makkelijk om ergens tegen in te gaan. Maar intussen heb ik toch al heel wat fijne relaties en vertrouwen opgebouwd, en alles loopt steeds beter.”