Event technologies

Dec 17, 2018, 12:40
La Terrasse O2 helemaal GDPR-proof dankzij Gibbon

La Terrasse O2 helemaal GDPR-proof dankzij Gibbon

16 oktober 2018

Van mei tot juli zorgde La Terrasse O2 opnieuw voor een vakantiegevoel in de hoofdstad. Deze zomerse eventlocatie in het Ter Kamerenbos, een initiatief van het eventbureau Simply Better, was dit jaar aan zijn 15de editie toe. Men kan na al die jaren rekenen op een trouw klantenbestand, maar dit jaar zorgde de nieuwe GDPR-wetgeving toch voor een bijkomende uitdaging. Met Gibbon als partner werd de database echter helemaal in orde gebracht.

Sinds enkele jaren duiken de zomerbars overal in ons land op. La Terrasse O2 in het Ter Kamerenbos is echter de pionier op dit vlak. Al 15 jaar is deze tijdelijke eventlocatie van 5.000 m² dé plek waar een high-end en corporate publiek elkaar ontmoet. In een groen en stijlvol decor omvat La Terrasse O2 4 bars, 1 restaurant en 1 cocktail station. Gedurende de 65 openingsdagen – non-stop van midden mei tot midden juli – ontvangt men zo’n 70.000 klanten en serveert men zo’n 18.000 couverts. In januari is hetzelfde concept ook aanwezig tijdens het autosalon, waar La Terrasse O2 zorgt voor 800 m² groene verademing te midden de salondrukte.

15 jaar data

La Terrasse O2 communiceert met zijn klanten via post en e-mail. De nieuwe privacywetgeving zorgde er dus voor dat men enkele zaken in orde moest brengen. “In 15 jaar tijd hebben we een enorme database opgebouwd”, aldus Denis Van Praet van Simply Better. “We zochten naar een oplossing om deze gegevens up-to-date en tegelijkertijd ook GDPR-proof te maken. Zo zijn we bij Koen Bert en zijn bedrijf Gibbon terechtgekomen. Hij heeft zijn oplossing aan ons voorgesteld en dat klonk overtuigend. Nadat ik ook nog enkele andere tevreden klanten had gehoord, zijn we met Gibbon in zee gegaan.”

Ervaring uit de nightlife-sector

Gibbon is gespecialiseerd in het ontwerpen en bouwen van allerhande toepassingen voor ondernemingen. “Aan de basis is ons systeem ontwikkeld voor veiligheid in nachtclubs”, vertelt Koen Bert van Gibbon. “Uitbaters willen weten wie hun klanten zijn, en via het portiersysteem kunnen ze bijvoorbeeld ook gewaarschuwd worden wanneer er iemand opduikt die zich in het verleden al misdragen heeft. Na verloop van tijd kwam er ook heel wat interesse vanuit de evenementensector, en zijn we ook daar aan de slag gegaan. Daar gaat het dan vooral over het opbouwen en bijwerken van databanken.”

Opt-in

De klanten uit de database van La Terrasse O2 kregen aan het begin van het seizoen een papieren uitnodiging toegestuurd. “Bij deze uitnodiging zat een gepersonaliseerd kaartje”, gaat Koen Bert verder. “Hiermee konden ze thuis al hun gegevens checken, ofwel konden ze de QR-code aan de ingang laten scannen op de aanwezige iPads. Op die manier kon men de gegevens die in de database waren opgenomen controleren en indien nodig aanpassen. Via een opt-in kon men ook aangeven op welke manier of manieren men in de toekomst nog door La Terrasse O2 gecontacteerd wil worden: via de post, via e-mail en/of via gsm. Wanneer men bijvoorbeeld aanduidt om telefonisch niet meer gecontacteerd te worden, dan wordt het gsm-nummer ook ineens uit de database gewist. Er wordt dus geen overbodige informatie opgeslagen.”

Stabiel en vlot systeem

De introductie van het Gibbon-systeem bij La Terrasse O2 bleek een schot in de roos. “Ik was eerst een beetje sceptisch en twijfelde of mensen wel zin hadden om hun gegevens aan de ingang te checken”, vertelt Denis Van Praet. “Zeker omdat hun identiteitskaart hiervoor werd gevraagd. We hebben echter goed uitgelegd waarvoor dit diende. En bovendien kon men via die opt-in kiezen welke gegevens zouden worden opgeslagen. Ik denk dat men die keuze wel apprecieerde. Er waren dan ook zeer weinig mensen die weigerden om mee te werken. Het platform met de iPads bleek ook zeer stabiel en werkte heel vlot. In amper 20 à 25 seconden per klant waren alle nodige handelingen uitgevoerd.”

Nieuw seizoen, nieuwe toepassingen

Intussen kijkt men ook al uit naar het volgende seizoen van La Terrasse O2. Daarbij wil men nog meer uit de samenwerking met Gibbon halen. “Tijdens dit  eerste jaar hebben we een eerste stap gezet met het verzamelen van data en GDPR-approvals”, zegt Koen Bert. “Maar later zijn er ook andere toepassingen mogelijk met het platform. Veiligheid bij grote evenementen wordt steeds belangrijker. Voor een organisator is het interessant om op elk moment te weten hoeveel mensen en wie er precies aanwezig zijn. Ook bij de klanten zal dit zorgen voor een gevoel van veiligheid. Dat is een tweede stap die we naar volgend jaar willen realiseren.”

Gerichte communicatie

Ook op vlak van communicatie biedt het Gibbon-platform heel wat bijkomende mogelijkheden. “Dankzij de filters die in het systeem zitten, kunnen wij onze klanten nu veel gerichter gaan benaderen. Zo kunnen we bijvoorbeeld een mailing sturen naar onze trouwste klanten of naar enkel de vrouwen in onze database. Ook op leeftijd en woonplaats kan er gefilterd worden. Dat maakt het voor ons heel interessant. Zo kunnen we immers onze communicatie afstemmen op een specifiek doelpubliek, en niet onnodig mensen lastigvallen voor activiteiten of artiesten die ze toch niet interessant zouden vinden”, zo besluit een tevreden Denis Van Praet.