Wie een eventlocatie kiest, kijkt vandaag vooral naar uitstraling, ligging en capaciteit. Logisch, maar volgens D-Dream begint een sterke audiovisuele beleving niet op de dag van de opbouw. Ze begint al bij het eerste locatiebezoek. “Technisch is er enorm veel mogelijk, zolang je op voorhand weet waar je rekening mee moet houden”, zegt Elke Scheirs, Managing Director van D-Dream. “Een obstakel dat je tijdens de voorbereiding ontdekt, los je samen op. Ontdek je het pas wanneer de truss klaarstaat, dan kost het tijd, geld en vaak ook een stuk van je concept.”

Vijf technische valkuilen

Met 30 jaar ervaring in corporate, entertainment- en publieke evenementen ziet het team van D-Dream telkens dezelfde aandachtspunten terugkomen. Vijf ervan staan centraal in de checklist.

1. Stroom: krijgt je event genoeg power? 

Licht, geluid, video, catering... op een event zijn er heel wat stroomvreters. Alleen is voldoende stroom niet op elke locatie vanzelfsprekend. Check daarom tijdens je locatiebezoek welke stroomvoorzieningen aanwezig zijn. Is er krachtstroom? Hoeveel ampère is beschikbaar? Welke aansluitingen zijn er en waar bevinden die zich? 

Want zelfs als er voldoende vermogen is, kan de locatie van de aansluitingen een verschil maken. Krachtstroom aan de andere kant van het gebouw? Dan komt daar al snel een stevige kabelroute bij kijken. 

En blijkt het beschikbare vermogen niet voldoende? Dan moet je best een generator voorzien. Perfect oplosbaar, maar wel iets wat je liever vooraf weet. Zo vermijd je dat een klein stopcontactprobleem plots een grote impact heeft op je technische plan, opbouwtijd én budget. 

2. Rigging: kan het plafond je concept dragen?

Een indrukwekkende lichtinstallatie, grote videowall of volledig aangekleed plafond kan een ruimte transformeren. Tenminste, als je het ook veilig kunt ophangen. Niet elke eventlocatie laat rigging toe. En zelfs wanneer dat wel kan, betekent dat nog niet dat je zomaar overal kunt hangen wat je wilt. 

Waar bevinden de rigpunten zich? Hoeveel gewicht mogen ze dragen? Zijn er zones waar niet gerigd mag worden? En werkt de locatie met een verplichte huisrigger? 

Vraag daarom tijdens je locatiebezoek naar het riggingplan en leg dat naast je eerste ideeën voor het event. 

3. Hoogtewerkers: hoe geraak je daarboven? 

Hoge plafonds? Daar worden we als AV partner meestal behoorlijk enthousiast van. Meer ruimte voor licht, decor en technische installaties betekent ook meer creatieve mogelijkheden. Alleen moeten we er natuurlijk wel geraken.

Controleer daarom of hoogtewerkers toegestaan zijn en of de locatie voorwaarden oplegt aan het type toestel. Zo zijn op veel locaties enkel elektrische toestellen toegelaten. 

En dan komt de praktische kant. Raakt die hoogtewerker binnen? Zijn de deuren hoog en breed genoeg? Zijn er smalle doorgangen of niveauverschillen? Moet het toestel een lift in en kan die het gewicht aan?  Een prachtige zaal van acht meter hoog is plots een pak minder praktisch wanneer de enige toegangsdeur één meter breed blijkt te zijn. 

4. Klimaat: verwarmen of koelen? 

Een industriële hal in januari of een glazen eventruimte midden in de zomer? Dan wordt klimaatbeheersing plots behoorlijk belangrijk! Check daarom of er verwarming en koeling aanwezig zijn en of die voldoende capaciteit hebben voor de volledige eventruimte. Kijk ook hoeveel vermogen de bestaande installatie van het beschikbare stroomnet vraagt. Diezelfde stroom heb je namelijk nodig voor licht, geluid, video en catering. 

Is er geen of onvoldoende klimaatregeling? Dan moet je extra toestellen voorzien. Dat betekent niet alleen een extra huurkost, maar mogelijk ook extra stroomvoorziening. 

Een kost die je dus best mee in rekening brengt vóór je verliefd wordt op de locatie.

5. Laden en lossen: hoe geraakt alles binnen? 

Je hebt stroom. Je riggingplan klopt. De hoogtewerker geraakt binnen. Top! Nu het materiaal nog. De bereikbaarheid van een locatie kan een enorme impact hebben op de efficiëntie van je opbouw. Daarom kijken we niet alleen naar de zaal zelf, maar ook naar de volledige route van vrachtwagen tot podium. 

Kunnen vrachtwagens dicht bij de ingang komen? Is er een laadkade? Ligt de eventruimte op het gelijkvloers? Zijn er trappen of niveauverschillen? Is er een goederenlift? En zijn de afmetingen en het draagvermogen daarvan voldoende voor grote flightcases? 

Ook afstand maakt een verschil. Rechtstreeks uitladen naast de zaal is iets helemaal anders dan elke flightcase eerst honderd meter door een gebouw manoeuvreren. 

Een minder makkelijk bereikbare locatie hoeft daarom niet meteen af te vallen. Je moet er gewoon voldoende tijd en crew voor voorzien. Ook zo’n detail dat je liever ontdekt tijdens je locatiebezoek dan wanneer de eerste vrachtwagen voor de deur staat. 

AV-partner vroeg aan tafel

De checklist past in een bredere oproep van D-Dream: betrek de audiovisuele partner al bij de locatiekeuze, niet pas bij de uitvoering. “Eventmanagers hoeven echt geen AV-technicus, rigger of elektricien te worden”, bevestigt Elke. “Maar als ze de juiste vragen meenemen naar hun locatiebezoek, weten ze sneller wat haalbaar is. De beste locatie is die waar sfeer, concept en technische haalbaarheid samenkomen.”

Door de technische mogelijkheden en beperkingen vroeg mee te nemen in het concept, worden onverwachte kosten vermeden en blijft er ruimte voor creatieve oplossingen die het event net sterker maken.

Praktisch

De Event Venue Checklist is gratis te downloaden via https://www.d-dream.be/nl/de-juiste-eventlocatie-kiezen/. Wie verder wil bijleren, kan terecht bij de AV-Academy van D-Dream, een reeks sessies met praktische tips om events technisch sterker voor te bereiden. Schrijf je nu in om op de hoogte te blijven van de volgende geplande AV Academy https://forms.cloud.microsoft/pages/responsepage.aspx?id=ET1Gv9t9YE6p2ncXXu6fqZ-ir9xVwQJAtYrCRB9FJldUQVEwSFZPU1BBQlZLOURHSlgyTDFXTElOQi4u&route=shorturl