Event management

Dec 2, 2022, 18:36
“Je kan niet pretenderen een duurzaam bedrijf te zijn, als je daar tijdens een event geen rekening mee houdt.” (deel 3/3)

“Je kan niet pretenderen een duurzaam bedrijf te zijn, als je daar tijdens een event geen rekening mee houdt.” (deel 3/3)

06 september 2022

In de meetingruimtes van het Pentahotel Brussels City Centre verzamelde Experience een panel van vier jonge, gedreven personen voor wie duurzaamheid niet enkel een professionele bekommernis, maar ook een manier van leven is. Deel drie (ontdek ook deel 1 en deel 2) van ons rondetafelgesprek over sustainability…

Victor Buisseret is sinds een half jaar de Sustainability Manager bij ACC, de vakorganisatie voor de communicatiesector. Marie Delvaulx is directeur van The Shift, de Belgische community voor duurzame ontwikkeling en die intussen al 564 leden telt, waaronder bedrijven, NGO’s, universiteiten en overheden. Gilles De Backer heeft met zijn agentschap Utopia Events de ambitie om de uitstoot van alle geproduceerde events zoveel mogelijk te reduceren. En Manon Glauden houdt zich als Transition & Communication Advisor van VO Event al zes jaar bezig met het MVO-traject van het agentschap, en maakte deel uit van het team dat VO’s Circular Event Toolkit heeft ontwikkeld.

Duurzamer = duurder?

Er wordt al eens snel gezegd dat aan duurzame oplossingen een prijskaartje hangt. Maar zijn duurzame events per definitie ook duurder? Manon Glauden nuanceert: “Je moet het op een globale manier bekijken. Ja, er zijn posten die duurder zullen zijn. Het gaat om andere materialen, en lokale bio-catering is misschien wat duurder,… Maar tegelijkertijd kan duurzaam denken ook andere kosten vermijden. Bijvoorbeeld op vlak van mobiliteit: waarom 500 mensen niet van a naar b laten wandelen als dat mogelijk is? Als je naar het totaalplaatje gaat kijken, is het best mogelijk dat de balans in evenwicht is.” Men moet ook verder durven kijken dan enkel maar de euro’s. “Het draait ook om imago”, aldus Gilles De Backer. “Je kan niet pretenderen een duurzaam bedrijf te zijn, als je daar tijdens een event geen rekening mee houdt. Ook al kost het iets meer, het kan een investering zijn om op termijn het imago te versterken en te onderbouwen. Het is geen kost, maar een investering.”

“Je kan niet pretenderen een duurzaam bedrijf te zijn, als je daar tijdens een event geen rekening mee houdt. Ook al kost het iets meer, het kan een investering zijn om op termijn het imago te versterken en te onderbouwen.” – Gilles De Backer, Utopia Events

Duurzame claims waarmaken om greenwashing te vermijden

Toch mag het natuurlijk niet zo zijn dat events een groene façade optrekken, waarachter een minder zorgvuldige aanpak schuilgaat. “Greenwashing kan bewust en onbewust gebeuren”, zegt Marie Delvaulx. “Er zijn bedrijven die bewust hun activiteiten willen opsmukken. Anderen denken dat ze het goed doen, maar vergissen zich door een gebrek aan kennis over de problemen en gevolgen.” De duurzaamheidclaims die men poneert, moeten gestaafd kunnen worden.  Maar een echte regulering hierrond is er nog niet. Het is ook niet altijd eenvoudig om voor elk onderdeel een volledig beeld te krijgen. “Ik denk bijvoorbeeld aan hoe herbruikbare bekers de voorbije edities werden ingezet op de Gentse Feesten”, zeg Gilles De Backer. “Ze werden verzameld en naar Luik getransporteerd, om daar te worden gereinigd. Aan het einde van de rit is de vraag hoe duurzaam de beker dan nog is.” Toch is het belangrijk om te communiceren rond duurzame initiatieven, en deze uit te leggen aan de gasten, die hierdoor geïnspireerd kunnen worden.

Nieuwe generatie brengt hoop

Voor onze vier panelleden is duurzaamheid echt een way of life. “Ik was onlangs op een festival in het buitenland, en ik merkte dat het sorteersysteem helemaal niet op het niveau was dat we hier gewend zijn”, zo vertelt Victor Buisseret. “Het was sterker dan mezelf, dus ik heb de organisatie achteraf een mail gestuurd over wat er volgens mij beter kon. Maar dit werd door hen wel heel goed ontvangen.” Het valt overigens op dat het vooral de jongere generaties zijn die het duurzaamheidsthema bovenaan de agenda zetten. “De generatie de eraan komt - misschien nog niet het publiek van de B2B-events van vandaag – is een stuk bewuster rond duurzaamheid. Ik hoop dan ook dat we een shift kunnen maken zoals gebeurd is ten opzichte van roken. Een sigaret opsteken op restaurant zou nu iedereen choqueren. Terwijl dat twintig jaar geleden nog normaal. Zo wordt het in de toekomst hopelijk ook choquerend om single-use verpakkingen of enkel junk-food als catering aan te treffen.” “Er zal een transitie komen in hoe wij events gaan organiseren”, zegt Gilles De Backer. “Alles gaat misschien kleiner en compacter zijn. Het is niet altijd nodig om 500 mensen op een evenement te hebben om jezelf te presenteren. Je bereikt soms veel meer door een kleinere groep gasten dicht bij jou te hebben en veel duurzamere gesprekken te voeren.”

“Duurzaamheid gaat inderdaad verder dan enkel ecologie. Het gaat bijvoorbeeld om vertegenwoordiging van vrouwen in panels en op conferenties, maar ook om diversiteit in al haar vormen.” - Marie Delvaulx, The Shift

Meer dan ecologie

Hoewel het in ons gesprek vooral om het ecologische aspect ging, benadrukt ons panel dat duurzaamheid ook een belangrijke sociaal-maatschappelijke component omvat. “Duurzaamheid gaat inderdaad verder dan enkel ecologie”, aldus Marie Delvaulx. “Het gaat bijvoorbeeld om vertegenwoordiging van vrouwen in panels en op conferenties, maar ook om diversiteit in al haar vormen.”  Daarnaast willen de panelleden ook nog twee oproepen lanceren. “Tijdens de zomer valt B2B-markt stil”, zegt Gilles De Backer. “Dat is eigenlijk hét moment om als agentschap de duurzaamheidsstrategie te bekijken, en deze ook in de workflow toe te passen, met een concrete checklist. Zo heb je nadien een leidraad om op terug te vallen.” Daarnaast is er ook de herhaling van een gekende oproep aan de adverteerders. “Last-minute opdrachten maken het moeilijker om duurzaam te werken”, aldus Manon Glauden. “De materialen die op het laatste moment nog beschikbaar zijn, zullen niet altijd duurzaam zijn. Als agentschappen moeten we de kans krijgen om de juiste oplossingen en leveranciers te vinden.”