Event management

Jan 26, 2021, 20:37
Opiniestuk over de events van afgelopen weekend in Brugge en Brussel

Opiniestuk over de events van afgelopen weekend in Brugge en Brussel

30 november 2020

De evenementen die nu spontaan her en der ‘georganiseerd’ worden zijn een doorn in het oog voor de evenementensector en een druk voor steden en gemeentes. Een opiniestuk van Tom Bellens, CEO van live communicatie bureau Push To Talk...

Elk evenement is een ramp die je moet voorkomen

Een massa volk samen in coronatijden. Dat hadden ze in Brussel en Brugge niet zien aankomen. Echt niet? De vraag stellen is ze beantwoorden. Het stond in de sterretjes van de kerstboom geschreven dat deze events veel mensen op de been zouden brengen. Veel alternatieven zijn er momenteel niet.

Andermaal wordt pijnlijk bewezen dat elk evenement een ramp is die je door een goede organisatie moet voorkomen. Deze voorvallen tonen aan dat de kennis en de expertise van de eventsector hier een belangrijk verschil had kunnen betekenen. Zonde dat die kennis niet is benut.

Mensen zijn altijd een risico

In de eventsector weten we maar al te goed wat de meest onvoorspelbare factor op elk evenement is: de mens. De bezoekers sturen is de grootste uitdaging van onze job. Maar dat is dan meteen ook waar wij als professionals een belangrijk verschil maken. Wij eindigen de organisatie niet met een vraagteken: “Het zal wel lukken zeker?” Wij willen zekerheid dat een evenement voor iedereen veilig verloopt van begin tot eind. Dat vergt heel wat tools, ervaring en metier die onze sector in huis heeft. In Brussel en Brugge hadden ze deze best kunnen gebruiken.

Wetenschappelijk onderzoek

Het risico herleiden tot nul is een utopie. Maar toch hebben we veel efficiënte tools ter beschikking om het risico te beheersen. En dat is geen nattevingerwerk. Publieke Impact is het expertisecentrum van KdG dat wetenschappelijk onderzoek verricht naar het beter en veiliger organiseren van publieksevents. Bovendien werkt een professioneel eventorganisator bij publieke events altijd samen met verschillende stadsdiensten in een multidisciplinair team. Zo wordt onze knowhow versterkt met de input van onder meer de dienst feestelijkheden, communicatiedienst, veiligheidsdiensten, IT, preventiedienst, … Dat leidt altijd tot events die veel beter te beheersen zijn.

Koorddansen tussen creativiteit en veiligheid

Iedereen die een event wil organiseren doet er goed aan om professionals in te schakelen. Nu meer dan ooit! De komende maanden wordt elk evenement koorddansen tussen creativiteit en veiligheid. Elke gebeurtenis heeft een dynamisch karakter en kan je nooit 100% betonneren in een draaiboek. Voorbereiding is enorm belangrijk, maar ook tijdens het evenement moet je de flow controleren, evalueren en bijsturen waar nodig. Dat is niet evident, maar ook hier is de kennis en ervaring van onze sector de sleutel tot succes. De knowhow is er, gebruik ze!

Het individu is de massa

In deze coronacrisis speelt er een heel lastig extra element. Bij deze voorvallen doet niemand als individu iets verkeerd. Er is een lichtspektakel waar ik naartoe ga. Potentieel sta je daar alleen en is er niets aan de hand. Maar duizend individuen met hetzelfde - bonafide - idee zorgen ineens voor een massa op de grote markt. Als viroloog en maatschappij kan je dan misschien boos zijn op de groep, maar niet op het individu. Samen niets verkeerd doen is op dit moment een probleem. Door dit feit is de kans dat een evenement een ramp wordt nu nog vele malen groter. Eveneens is ook de meerwaarde van een professionele organisatie daarom nu veel groter.

En wat met de koopzondagen?

Moeten we dan gewoon niets organiseren? Zeker niet! Voor bedrijven zullen digitale events nog een hele tijd belangrijk blijven. Deze kan je immers volledig organiseren zonder het risico dat je alles weer moet afblazen. Maar ook grootse publiekevents zoals in Brugge of Brussel kan je coronaproof organiseren. Maar dat lukt niet zomaar door enkel te hopen dat alles goed komt. Afgelopen weekend bewijst dat organiseren nu meer dan ooit een vak is: specialistenwerk.

En… by the way: de winkels gaan weer open en de koop(zon)dagen komen eraan. Denkt u dat dit ook wel zomaar goed zal komen? Misschien toch maar even iemand van onze schitterende eventsector contacteren…

Tom Bellens