Event management

Sep 16, 2019, 14:08
Overheidsopdrachten: ver-van-mijn-bed-show?

Overheidsopdrachten: ver-van-mijn-bed-show?

29 april 2019

Bij de organisatie van events zijn heel vaak overheden of lokale besturen op een bepaalde manier betrokken. Ze stellen een site ter beschikking, leveren vergunningen af, treden op als één van de sponsors, etc. Waar men zich niet steeds van bewust is, is het feit dat overheden bij het sluiten van overeenkomsten veelal de regels inzake overheidsopdrachten moeten volgen. Ook zijn zij gehouden om het gelijkheidsbeginsel na te leven. Voor evenementen waarbij overheden betrokken zijn, vormt dit steeds een aandachtspunt!

Een overheidsopdracht is in essentie een overeenkomst voor werken, leveringen en/of diensten die een aanbestedende overheid tegen een vergoeding sluit met een ondernemer en waarbij een concrete tegenprestatie voor deze overheid wordt verricht. Ook scholen, ziekenhuizen en overheids-vzw’s in de culturele sector vallen hieronder. De vergoeding hoeft niet financieel te zijn, maar kan ook bestaan uit een bepaald voordeel in natura. Als de ondernemer het risico draagt, bijvoorbeeld wanneer de vergoeding afhankelijk is van het aantal tickets dat wordt verkocht, is er sprake van een concessie waarvoor eveneens specifieke regels gelden.

Wanneer de tussenkomst van een overheid zich beperkt tot het faciliteren van een event dat door private initiatiefnemers wordt georganiseerd, zal er zich in principe geen probleem stellen. We denken daarbij bijvoorbeeld aan verhoogde politiebeveiliging, terbeschikkingstelling van hekkens of nutsvoorzieningen, afleveren van tijdelijke vergunningen, sponsoring op financieel vlak, etc. Wanneer het gaat over verhuren van publieke infrastructuur, zoals bijvoorbeeld culturele centra, zal de overheid aan elke geïnteresseerde wel een gelijke kans moeten bieden om hiervan gebruik te maken, eventueel via een beperkte mededingingsprocedure.

Wordt een bestuur evenwel (mede-)organisator van het evenement en gaat het daarvoor ook vergoedingen betalen, dan komt de regelgeving inzake overheidsopdrachten wel degelijk om de hoek kijken. Dit impliceert dat in principe alle geïnteresseerde evenementenorganisatoren (in bepaalde gevallen ook buitenlandse) een gelijke kans moeten krijgen om het evenement (mee) te kunnen organiseren of uitvoeren. Het spreekt voor zich dat dit een hele (administratieve) molen op gang brengt, met publicaties, offertes, referenties, etc. Gelukkig zijn er een aantal situaties waarin deze – als doorgaans belastend ervaren – procedure op een soepele wijze kan worden aangewend:

  • Zo is het voor het bestuur toegelaten om meteen met een specifieke performer te onderhandelen op basis van artistieke redenen. Als een overheid dus rechtstreeks zelf de artiesten voor een bepaald evenement kiest en betaalt, kan op deze uitzonderingsgrond beroep worden gedaan;
  • Bovendien worden heel wat diensten die relevant zijn voor de evenementensector onder een soepeler regime ondergebracht. Het gaat daarbij onder meer over diensten voor tentoonstellingen en beurzen, seminars, organiseren van (culturele) evenementen en festivals, organiseren van modeshows en feesten, etc. Wanneer de geraamde waarde van deze diensten lager ligt dan 750.000,00 EUR hoeft er zelfs geen voorafgaande publicatie te gebeuren en kan de betreffende overheid zelf drie of meer kandidaten aanschrijven om een offerte in te dienen. Op die manier kiest het bestuur dus vooraf de ondernemingen die in aanmerking kunnen komen voor het uitvoeren van de overheidsopdracht en die met elkaar in mededinging worden gesteld.

Toch blijft waakzaamheid in de meeste omstandigheden geboden. Wanneer een offerte wordt voorbereid voor een overheidsopdracht (of een concessie) moet die offerte tijdig worden ingediend, correct worden ondertekend en moet de offerte beantwoorden aan wat in het bestek wordt gevraagd. Zo niet riskeert men toch te worden afgewezen en op die manier een mooi project te mislopen omwille van formele redenen en kan een ander met de show gaan lopen. En dat smaakt altijd zuur…

Neil Braeckevelt
Evelien Vanhauter