Van PA tot Event Manager

Hoe bent u in de eventwereld terecht gekomen?
Jesse De Backer: “Eigenlijk had ik eerst geen carrière in events voor ogen. Ik heb office management gestudeerd, en ik heb daarbij mijn stage bij Telenet group gedaan. Omdat Telenet group (bekend van de merken Telenet, BASE en TADAAM) een bedrijf is dat kansen geeft, ben ik na mijn stage kunnen doorgroeien. Ik ben eerst vijf jaar aan de slag geweest als personal assistent van de Senior VP Strategy, IR (investor relations) & Corporate Communications. Zo ben ik al in contact gekomen met het organiseren van kleinschalige events, zoals afterwork drinks en teambuildings. Dat voelde altijd wel heel tof aan. Zeker omdat ik er ook mijn creativiteit in kwijt kon. Maar ik had ook een sterke interesse in marketing, en daarom heb ik na vijf jaar een rol opgenomen als Brand Activation Manager, een rol die met bijvoorbeeld festivalactivaties nauw aanleunt bij event. Bovendien waren brand activation en corporate events binnen één team ondergebracht. En af en toe gebeurde het dat ik ook bij events moest bijspringen. Ik merkte dat dit mij wel lag. Toen twee jaar geleden de opportuniteit kwam om aan de slag te gaan als Corporate Event Manager, ben ik er vol voor gegaan.”

Waaruit bestaat uw takenpakket?
“Ik ben verantwoordelijk voor de corporate events, met de corporate stakeholders. Het gaat bijvoorbeeld om personeelsfeesten, maar ook jaarlijkse stakeholderevents, zoals Mix and Mingle. Het aantal events kan heel erg verschillen per jaar. Er zijn wel een aantal events die een jaarlijkse of zelfs halfjaarlijkse afspraak zijn. We willen met onze events focussen op het versterken van relaties tussen employees, en op de verbondenheid met de Telenet group. Daarnaast willen we de relatie met externe partners versterken. Ten slotte gebruiken we events ook om bepaalde business topics in de kijker te zetten en door te geven.”

“Mijn job omvat ook een strategisch luik, met name het uittekenen waar we bij Telenet group naartoe willen met corporate events. Ik moet er dus voor zorgen dat er een visie is die vertaald wordt naar een policy. Daarnaast zorg ik er ook voor dat andere mensen binnen het bedrijf ondersteund worden bij het opzetten van kleinere, interne events.”

“Ik heb altijd veel bewondering voor mensen die heel creatief kunnen omgaan met een budget. Door toffe dingen te doen die geen groot budget opslorpen.”

Co-creatie

Worden deze evenementen intern beheerd, of vertrouwt u hen toe aan een evenementenagentschap?
“Wij werken momenteel samen met drie event agencies, met name Fast Forward Events, MediaMixer en Sylvester TV Video Events. We hebben deze groep drie jaar geleden geselecteerd. We werken met hen samen op pitchbasis. Afhankelijk van de grootte van het budget en de aard van het event gaan zij bij ons een voorstel pitchen. Vervolgens zetten we dan samen met het geselecteerde agentschap een co-creatie op. Want als ik het zelf van A tot Z zou moeten doen, zou het heel moeilijk worden.”

Wat zijn de kwaliteiten die u apprecieert in een agentschap?
“Ik probeer zelf altijd vast te houden aan de leuze ‘het budget is wat het budget is’. Ik heb altijd veel bewondering voor mensen die heel creatief kunnen omgaan met een budget. Je kan kiezen voor een groot audiovisueel spektakel, maar dan betaal je natuurlijk een prijs. Sommige mensen slagen er echter in om iets heel sterks neer te zetten door heel slim om te gaan met een budget. Door toffe dingen te doen die geen groot budget opslorpen. Elke euro leren omdraaien en zien of we ons creatief in het budget kunnen bewegen om toch iets sterks neer te zetten. Dat vind ik heel interessant.”

Steeds op zoek naar verbetering

Van welk evenement bent u het meest tevreden en waarom?
“Ik ben bijzonder trots op het ONSTAGE event van afgelopen jaar, waarmee we ook een gouden BEA hebben behaald. Dat was een mooie bekroning. Het was meteen ook de allereerste keer dat ik aan ons grootste event heb meegewerkt. Ik heb er bijzonder veel uit geleerd. Ik heb mijn aanpak en structuur geïntroduceerd, maar elk event heeft ook z’n eigenheid en vraagt een unieke aanpak. Het was dus een beetje alles uitzoeken binnen zo’n grote organisatie met verschillende entiteiten. Het was niet eenvoudig om dat communicatief in mekaar te boksen. Maar ik denk dat we daar wel goed in geslaagd zijn. Het was dus een soort van vuurdoop. Zeer uitdagend, maar vooral heel leerrijk. De interne feedback van onze medewerkers was heel leuk. En natuurlijk is ook die erkenning van de BEA-jury heel fijn.”

“Maar daarnaast denk ik ook nog aan een ander event. Ik ben iemand die zichzelf graag voortdurend verbetert. De eerste keer dat ik een event organiseer zijn er vooral veel learnings, maar vanaf het tweede jaar wil ik dan ook echt wel beter doen. Het eerste event dat ik voor de tweede keer deed, was de voorbije Wintermarkt. Dat is een driedaags event voor al onze medewerkers, een beetje met de sfeer van een kerstmarkt: chaletjes, lekker eten, drankjes… Medewerkers vinden zo’n event heel belangrijk in die periode, en appreciëren het ook heel erg. Maar ze hebben tegelijkertijd ook een heel uitgesproken mening als ze iets niet goed vinden. Toch hebben we van de voorbije editie bijna alleen maar positieve reacties ontvangen. Velen spraken zelfs van de mooiste editie ooit. Daar kijk ik dus heel tevreden op terug.”

Visuele verwondering

Wat zijn volgens u de troeven van live communicatie ten opzichte van andere communicatietools?
“Allereerst is er de interactie die je kunt aangaan. Bij een hybride event of een online meeting is het toch moeilijker om de aandacht vast te houden. Als je iemand live in de zaal hebt, zal je veel beter kunnen inspelen op emoties. Ik geloof heel erg in visuele verwondering om mensen mee te trekken in een verhaal. Dat is veel moeilijker via een scherm. Omdat dat fysiek veel afstandelijker is.”

Wat zijn volgens u de belangrijkste kwaliteiten van een Corporate Event manager?
“Je moet sowieso sterk zijn in projectmanagement. Elk evenement is een organisatorische puzzel. Het zijn projecten waar je vaak vele maanden aan werkt, dus dan is het belangrijk om goed het overzicht te bewaren. Je moet ook een overtuigend verhaal kunnen presenteren om interne stakeholders mee te krijgen. En uiteraard is het belangrijk om een goede relatie te onderhouden met de event agencies. Het is ook goed om een praktische blik op de zaken te hebben. Ik probeer altijd mee te denken vanuit de gasten die aanwezig zullen zijn. Hoe komen ze aan op de parking? Wat gebeurt er bij de check-in? Aan de hand van die flow gaan we nadenken hoe we die ervaring steeds beter kunnen maken.”

“Ik geloof heel erg in visuele verwondering om mensen mee te trekken in een verhaal. Dat is veel moeilijker via een scherm.”

Het potentieel van AI

Hoe ziet u events in de toekomst evolueren?
“Tijdens de pandemie draaide alles rond hybride events. Daar zijn we nu weer wat meer van weg aan het gaan. Toch geloven we bij Telenet group heel erg in de kracht van technologie. Ik denk dat met name AI een aanzienlijke rol zou kunnen spelen bij corporate events. Het is nog niet duidelijk welke richting dat precies zal uitgaan, maar er zit enorm veel potentieel in, en ik ben benieuwd om te zien welke rol AI precies zal gaan invullen. Ik denk bijvoorbeeld aan iets als live vertaling. Dat zijn dingen die we volop aan het onderzoeken zijn. En die we ook al toepassen. Vorig jaar hebben we bijvoorbeeld een evenement gedaan waarbij we geen fysieke, maar wel een AI-host hadden.”

“Zoals eerder aangehaald geloof ik heel erg in een sterk concept dat ondersteund wordt door een visuele verwondering. Ik moet bijvoorbeeld denken aan de concerten van Anyma in The Sphere in Las Vegas. Mensen met een emotie proberen te raken door visueel iets heel spectaculairs neer te zetten.  Het moet natuurlijk meer zijn dan een visuele show waar niets achter zit. Maar als het visuele ondersteund wordt door een sterk concept, dan kan je echt iets wonderbaarlijks neerzetten.”

En welke rol heeft duurzaamheid binnen de events van Telenet group?
“Daar zijn we volop mee bezig. Het is natuurlijk een realiteit dat heel wat events niet duurzaam zijn. Alleen al door de hoeveelheid transport die er bij komt kijken. Dat is iets waar we op willen focussen, maar waar we nog geen pasklaar antwoord op hebben. Tijdens de voorbije Wintermarkt hebben we de CO2-uitstoot uitgebreid in kaart gebracht, en gekeken waar we dat konden terugbrengen, bijvoorbeeld door vegan wafels aan te bieden. Zo hebben we 40 tot 50 kg CO2-uitstoot kunnen vermijden. Maar ook door te kiezen voor een biodieselgenerator in plaats van een gewone, en voor kerstbomen die hergebruikt zullen worden op andere events of herplant zullen worden. Allemaal kleine dingen die we proberen om te zetten naar vaste maatregelen en beleid. Maar dat is een werk van lange adem.”