Event Agencies

Jul 5, 2022, 11:58
Event agencies in 2022: verjongen en verder professionaliseren (deel 1)

Event agencies in 2022: verjongen en verder professionaliseren (deel 1)

05 mei 2022

De evenementensector kan eindelijk terug zonder beperkingen aan de slag. Toch hebben de voorbije twee jaren een blijvende stempel gedrukt op de sector. Een stempel met zowel positieve als negatieve elementen. Tijdens een rondetafelgesprek bespraken we de belangrijkste bekommernissen en uitdagingen voor onze event agencies. Deel 1 van het verslag...

Op 23 februari organiseerde Experience Magazine het netwerkevent Back 2 Live in de Antwerpse eventlocatie AEC (Antwerp Engineering Company). Twee uur voor aanvang van het event schoven we met Tom Bellens (Push To Talk), Karin Van Passel (d-side) en Jan De Wieuw (JADA events) rond de tafel voor een open gesprek over hun metier anno 2022.

Heropstart

Code rood werd code oranje. Code oranje werd code geel. De evenementenagentschappen zien eindelijk licht aan het einde van de tunnel. Maar ze beseffen dat ook 2022 nog een allesbehalve vanzelfsprekend jaar zal worden.
Karin Van Passel (d-side): “Ja, we zijn terug begonnen. Maar de grote events zijn er momenteel nog niet. Bovendien moeten we beginnen met events die al twee keer verplaatst zijn, met budgetten die misschien drie jaar geleden zijn opgemaakt. Maar met dat budget kan je nu geen event doen van hetzelfde kaliber. Daar moet je 15 à 20% bijrekenen.”
Jan De Wieuw (JADA events): “Anderzijds hebben de bedrijven ook wat kunnen sparen, door twee jaar niets te doen. Dat klinkt misschien gek, maar niet elk bedrijf heeft in crisis gezeten. Nu het weer mag, willen ze dan ook wel iets doen voor hun klanten en hun medewerkers. En dan mag het ook iets kosten. Mensen hebben twee jaar hard moeten werken, van thuis uit. Daardoor is de cohesie soms helemaal verdwenen. Ze staan nu in de rij te trappelen. En zodra ze weer kunnen, gaan ze er dan ook voor.”
Karin Van Passel: “De kleinere events zitten inderdaad al in de lift. Toch verwacht ik van april tot juni nog een moeilijke periode, om verscheidene redenen. De heropstart is immers niet zo evident. Leveranciers hebben het moeilijk. De gekende contactpersonen zijn verdwenen. Het opmaken van offertes duurt langer omdat de zaakvoerder vaak mee het terrein op moet. En dan is er nog het probleem van de cashflow. De events die wij nu voorbereiden, daar worden we misschien pas in het najaar voor betaald.”
Tom Bellens (Push To Talk): “Wij zijn gelukkig blijven organiseren, voornamelijk digitaal. Ik merk dat we – net als de voorbije twee jaar - de kracht van LIVE niet mogen onderschatten. We krijgen binnen ons bureau momenteel heel wat vragen en nieuwe briefings en niet enkel voor puur fysiek maar ook de combinatie met digitaal.”

“Het is belangrijk om regelmatig met elkaar in gesprek te gaan en de koppen bij mekaar te steken. Want we kunnen elkaar zoveel sterker maken.” – Karin Van Passel

Verdere professionalisering

Ook het speelveld waarin de event agencies opereren, ziet er intussen enigszins anders uit.
Karin Van Passel: “In vergelijking met twee jaar geleden zijn er heel wat regels veranderd. Dat maakt het nog moeilijker. Anderzijds komen adverteerders nu tot het besef dat ze niet meer alles zelf kunnen doen. ‘Ik boek een zaal en een cateraar, and that’s it’. Neen, dat zal niet meer lukken. Want ze moeten rekening houden met veiligheid, GDPR-regels, NDA’s…”
Tom Bellens: “De professionalisering van onze sector gaat zich dus – door de omstandigheden – verder doorzetten. Alles wordt complexer, er zijn meer risico’s verbonden aan het organiseren: de burgerlijke aansprakelijkheid, uitwerken van procedures, risico analyses, de cashflow… Freelancers gaan nu mogelijk twee keer nadenken voor zij op zichzelf een project aannemen. Een freelancer of een te kleine structuur kan dat spijtig genoeg alleen niet meer dragen. Want als de klant op een bepaald moment zegt ‘we stellen het uit’, dan kom je in de problemen.”
Karin Van Passel: “Voor die verdere professionalisering is het belangrijk dat we ook met het ACC blijven groeien. Als we onze stem laten horen kunnen we alles veel meer in handen nemen. Het is dus belangrijk om regelmatig met elkaar in gesprek te gaan en de koppen bij mekaar te steken. Want we kunnen elkaar zoveel sterker maken.”

Goede afspraken met de klant

In de aanloop naar de heropstart van de sector hamert ACC op een viervoudige boodschap richting de klanten. Plan well ahead. Adapt your timing. Respect the Pitch Charter. Adapt your budgets.
Karin Van Passel: “Die vier punten zijn niet stiefmoederlijk bedoeld, maar ze moeten een basis vormen om dit stormachtige jaar op een aangename manier te overleven. Het probleem van de te brede pitches blijft nog steeds bestaan. Waarom zou je nu nog tien agentschappen – die twee jaar hebben afgezien – in een pitch samenbrengen? Dat is een waste of time & money voor iedereen.”
Jan De Wieuw: “Ik zie twee soorten klanten. Er zijn klanten die zeggen: ‘iedereen is op zoek naar werk, dus dit is het moment om het eens breed open te gooien’. Anderzijds zijn er ook klanten die begripvol zijn: ‘jullie hebben al twee jaar afgezien, we gaan niet pitchen. Dit project is voor jullie’.”
Karin Van Passel: “Wij kijken pitches steeds heel goed na. Ik vraag consequent hoeveel agentschappen er gepitcht worden. En ik stuur ook het pitchcharter door. Sommige klanten komen dan helemaal uit de lucht gevallen.”
Tom Bellens: “Ik weet ook graag tegen wie ik het moet opnemen. De exacte namen hoef ik niet te weten, maar wel het type van bureau. Wij steken bijvoorbeeld heel veel werk in content. Als je dan in de weegschaal wordt gelegd met een – met alle respect - veredelde traiteur of een AV-leverancier die ook digitale events aanbiedt, dan kan je je afvragen wat men eigenlijk verwacht. De uitdaging is voor mij dan ook om zo hoog mogelijk in de organisatie binnen te geraken om daar mee aan de vertaling van de strategie te bouwen. Op dat niveau krijg je immers het juiste beeld van de verwachtingen en de visie van het bedrijf.”

“Ondanks de berichten over de vele vertrekkers willen mensen echt nog wel graag in onze sector werken” – Jan De Wieuw

Uitstroom van talent

Tijdens de coronaperiode werd de eventsector getroffen door een sterke uitstroom van talent. Met het gevolg dat de overgebleven krachten ook bij collega’s in het oog springen.
Karin Van Passel: “Uiteraard is onze sector vrij, en natuurlijk mogen mensen solliciteren. Maar we moeten toch oppassen met het afpikken van elkaars mensen, soms zelfs per drie. Dat helpt onze sector niet vooruit.”
Tom Bellens: “Toch zijn onze grootste concurrenten de andere sectoren. Onze mensen zijn daadkrachtig, agile, flexibel, proactief… Ze zijn hands-on en weten wat deadlines zijn. Dat zijn eigenschappen die in heel wat andere sectoren terecht kunnen. Onze sector heeft heel wat waanzinnig straffe mensen gecreëerd, die nu elders hun geluk zijn gaan beproeven.”
Karin Van Passel: “Diegenen die er nu nog zijn, dat zijn de survivors, die er echt voor hebben gevochten. Maar ik zie ook nog wel vertrekkers terugkeren. Omdat ze toch een bepaalde passie hebben, die ze niet kunnen blijven onderdrukken. Als we het goed aanpakken, komen zij wel terug.”
Jan De Wieuw: “Al dat menselijk kapitaal dat we als sector verloren hebben, zal wel weer opgebouwd worden, daar ben ik ook van overtuigd. Maar het zal wel veel tijd kosten om die expertise en ervaring terug op te bouwen.”

De nieuwe generatie opleiden en ondersteunen

Het is dus onvermijdelijk dat de workforce van de eventkantoren de komende tijd sterk zal verjongen.
Tom Bellens: “Ik ben docent binnen een eventopleiding. Elk jaar studeren er zo’n 200 studenten af, maar daartegenover stond voordien dat er jaarlijks soms maar een vijf à tien plaatsen bij de agentschappen beschikbaar waren. Dat wordt nu dus anders. We gaan een instroom krijgen van heel wat jonge mensen die voordien geen kansen kregen. Dat is dus positief! Probleem is wel dat de weinige seniors quasi geen tijd zullen hebben om hen op te leiden. We gaan sommige jonge mensen dus echt voor de leeuwen moeten gooien.”
Jan De Wieuw: “Het probleem stelt zich trouwens niet enkel bij de event agencies, maar op alle niveaus. Studenten die normaal bij cateraars gingen werken hebben nu twee jaar geen ervaring kunnen opdoen. Idem voor hostessen. En de ervaren krachten, die normaal hun kennis zouden moeten doorgeven, zijn er tussenuit. Zo ontstaat er dus een kloof aan ervaring.”
Tom Bellens: “Misschien is het ook wel tijd om wat andere mensen aan te trekken. Onlangs had ik iemand met een antropologische achtergrond over de vloer. Dat zou toch ook moeten kunnen? Events, dat is toch mensen samenbrengen? Met als doel mensen in beweging te brengen, te verbinden en dat is uiteindelijk de kracht van live communication. Ook voor zo’n profielen moeten we openstaan, vind ik. We zagen jarenlang 99% dezelfde mensen op dezelfde plaatsen. Maar op events als de BEA Awards gaan we de komende jaren heel wat onbekende en nieuwe gezichten tegenkomen. En dat kan ook positief zijn.”
Jan De Wieuw: “Ondanks de berichten over de vele vertrekkers willen mensen echt nog wel graag in onze sector werken. Op onze meest recente vacature hebben wij bijvoorbeeld meer dan veertig reacties ontvangen. Dat heeft mij toch aangenaam verrast.”