Event management

Aug 11, 2020, 9:45
“Meestal is een verplaatsing van het evenement in het belang van alle partijen”

“Meestal is een verplaatsing van het evenement in het belang van alle partijen”

30 juni 2020

Sinds maart zijn er in ons land duizenden evenementen – van kleine bijeenkomsten tot grote massa-events geannuleerd. Naast de teleurstelling over het afblazen van een event waar men vaak lang naar uit heeft gekeken, worden initiatiefnemers, organisatoren en leveranciers ook geconfronteerd met de praktische afhandeling van zo’n annulatie. Wie heeft recht op wat? Wie staat in voor de reeds gemaakte kosten? Het zijn vragen die meer dan eens tot conflicten leiden. Wij legden ons oor te luister bij Katrien Maris en Agnès Maqua van het advocatenkantoor KOAN LAW FIRM, sinds jaar en dag trouwe partner van ACC, die voor ons de belangrijkste basisregels uit de doeken doen.

“Het is belangrijk om te weten dat een relatie tussen een adverteerder en een eventbureau, of tussen een eventbureau en een leverancier eigenlijk een contract is”, zo vertelt Katrien Maris. “En alle verplichtingen die voortvloeien uit dat contract, moeten worden nageleefd. Als men daar niet aan kan voldoen, dat is er sprake van contractbreuk. Er is echter een uitzondering op dit gegeven, en dat is het scenario van de overmacht.”

3 voorwaarden voor overmacht

Volgens de Belgische wet is overmacht ‘een onoverkomelijk beletsel voor de nakoming van een verbintenis’. “Dat is natuurlijk een beetje vaag”, meent Agnès Maqua. “Uit de rechtspraak en rechtsleer komen er eigenlijk drie voorwaarden naar voren die definiëren wanneer er sprake is van een overmachtssituatie. Allereerst moet het gaan om een onvoorziene omstandigheid. De partijen konden er op het moment van het sluiten van het contract niet redelijk op voorzien dat er zich zo’n situatie zou voordoen. Wat betreft de coronacrisis kunnen we stellen dat dit geldt voor contracten die gesloten werden vóór de krokusvakantie. Vanaf de krokusvakantie kan men echter stellen dat de situatie voorzienbaar was, onder meer door de situatie in China en Italië. De tweede voorwaarde is dat de situatie buiten de controle van de partijen ligt. Dit impliceert dat het voorval niet te wijten mag zijn aan de fout of de schuld van degene die de prestatie of het product moet leveren. In de coronasituatie is dit dus zeker van toepassing. De overheid legde immers een samenscholingsverbod op waardoor de geplande events niet konden plaatsvinden.”

Alternatief

De derde voorwaarde is dat de partij die de overmacht inroept, zich echt in een absolute onmogelijkheid bevindt om zijn verplichting te kunnen nakomen. “Er is hier een verschil tussen een permanente belemmering om de verbintenis na te komen, en een tijdelijke belemmering”, zegt Katrien Maris. “Men spreekt van permanente belemmering wanneer er geen alternatief kan worden voorzien. Volgens ons is corona echter in vele gevallen een tijdelijke belemmering. Wanneer de inperkingsmaatregelen worden opgeheven, dan is de overmachtssituatie voorbij. Als een evenement dat tijdens die inperkingsperiode zou hebben plaatsgevonden, kan worden uitgesteld, dan is men daar eigenlijk toe gehouden. Want dan is het niet onmogelijk om zijn prestatie toch te kunnen nakomen. Er zijn natuurlijk situaties waarbij het onmogelijk of nutteloos is om een event uit te stellen. Bijvoorbeeld een specifiek event rond een bepaalde datum of gebeurtenis. Dan kunnen we wel spreken van een permanente belemmering. Maar wanneer uitstel mogelijk is, moet men al het nodige doen om het evenement alsnog te laten doorgaan, omdat partijen ook altijd gebonden zijn aan een schadebeperkingsplicht: dat wil zeggen dat men de schade zoveel mogelijk moet beperken ten aanzien van elkaar.”

Mondelinge overeenkomst

Hoe dan ook dient men in een situatie zoals deze van de dag van vandaag terug te grijpen naar hetgeen wordt gesteld in de algemene voorwaarden en het contract. Agnès Maqua: “Vaak worden overmachtssituaties in de clausules beschreven. Deze kunnen ook formaliteiten bevatten over de kennisgeving, het verdelen van de gemaakte kosten, de terugbetaling van voorschotten, een eventuele schadevergoeding… Als die zaken in de clausule door beide partijen zijn aanvaard, dan moeten ze zich hier aan houden. In de eventsector zien we echter vaak ook situaties waarin er geen contract is, omdat het om mondelinge afspraken gaat. In dat geval geldt de algemene wettelijke regeling bij wederkerige overeenkomsten, die zegt dat indien één van de partijen haar verplichting niet kan nakomen omwille van een overmachtssituatie, de andere partij eveneens bevrijd is van haar verplichting die hier onlosmakelijk aan verbonden was . Partij A kan namelijk het evenement niet laten doorgaan omdat het niet mag van de overheid, en partij B moet bijgevolg niet betalen voor een event dat niet doorgaat. Hierbij draagt iedereen zijn eigen kosten. Voorschotten waarvoor nog geen prestatie is geleverd, moeten worden terugbetaald.”

Annuleren omwille van een overheidsverbod, of uit voorzorg

“Zelfs in het geval dat een epidemie in de algemene voorwaarden of het contract niet zou worden aanvaard als een overmachtssituatie, is er alsnog sprake van overmacht in de huidige situatie, omdat het gaat om een beslissing die door de overheid is opgelegd, met name dat er geen evenementen mogen plaatsvinden t.e.m. een bepaalde datum”, stelt Katrien Maris. “De situatie waarin de overheid zélf een samenscholingsverbod oplegt dient inderdaad als een geval van overmacht te worden beschouwd. De situatie is anders wanneer men – zonder overheidsverbod – een evenement uit voorzorg niet wil laten doorgaan. Dan is de situatie niet gedekt door overmacht, en zal de partij die annuleert mogelijk een schadevergoeding moeten betalen. Er is wel een tussensituatie waarbij een evenement uit voorzorg geannuleerd wordt, en waar achteraf toch blijkt dat de overheidsmaatregelen ook nog voor die periode verlengd worden. In dat geval gaan wij ervan uit dat dit ook onder de overmacht valt. Het is ook altijd interessant om terug te grijpen naar de annulatieverzekering, deze kan ook een oplossing bieden.”

Nieuwe overeenkomsten

Het is heel belangrijk om bij het opstellen van nieuwe overeenkomsten rekening te houden met het virus. Agnes Maqua :. “Wanneer er nu een contract zou worden gesloten voor een evenement vlak na de inperkingsperiode, is het aangewezen clausules te bepalen waarin verschillende scenario’s worden voorzien: de ontbinding van het contract indien het verbod nog niet opgeheven zal zijn; een verplichting tot uitstel; een bepaling van welke kosten reeds zijn gemaakt, een verdeling van kosten, een gedeeltelijke of volledige terugbetaling van voorschotten.”

Concrete case

Laat ons de zaken nu nog even concreet maken met een voorbeeld uit de praktijk. “We werden gecontacteerd door een evenementenagentschap dat voor haar cliënt een congres organiseerde binnen de periode van de inperking”, zo vertelt Katrien Maris. “Er was ook een derde partij betrokken, die de congreslocatie en catering ter beschikking stelde. Bovendien was er al een aanzienlijk voorschot betaald. Als we de voorwaarden van de overmacht overlopen, stellen we vast dat er sprake is van onvoorzienbare omstandigheden, buiten de controle van de uitvoerende partij. Maar was de derde voorwaarde, de permanente belemmering, ook voldaan? Het agentschap wou graag voor een uitstel gaan, en heeft de derde partij op ons advies gecontacteerd om een alternatief moment te voorzien. Zo werd er een nieuwe datum gevonden, en kon de leverancier het voorschot behouden, met het oog op de toekomstige prestaties. In de algemene voorwaarden was er bij uitstel een forfait van 10% voorzien. Dit kwam echter te vervallen door de overmachtssituatie. Dat was voor onze cliënt het belangrijkste.”

Overleg

De coronacrisis brengt zeer uitzonderlijke omstandigheden met zich mee, partijen bevinden zich in een situatie waarin ze zich nog nooit eerder hebben bevonden. “Er zijn weinig tot geen precedenten die kunnen dienen als basis om deze situatie te beoordelen. Dus wij raden aan de situatie met elkaar te bespreken. Vaak is het in het belang van beide partijen dat een event kan worden verplaatst. Zeker financieel is zo’n alternatieve oplossing een win-winsituatie voor iedereen”, zo besluit Agnès Maqua.