Event management

Sep 20, 2020, 3:28
“Il y a cinq ans, la durabilité était une tendance. Aujourd'hui, c’est une nécessité.”

“Il y a cinq ans, la durabilité était une tendance. Aujourd'hui, c’est une nécessité.”

14 juillet 2020

Interdiction des sacs en plastique à usage unique, zones de basses émissions, parcs automobiles électriques, vegan days… Lentement mais surement, les gouvernements, les entreprises et les citoyens multiplient les initiatives misant sur la durabilité et l’écologie. Et le secteur événementiel n’est pas en reste. De sa propre initiative mais aussi pour répondre aux attentes des clients.

Experience a rassemblé sept agences événementielles autour de la table pour un débat sur le sujet. Niels Goyvaerts (Balthazar Events), Bert Knuts (Event Masters), Wim Voss (New World), Geert Vanoverschelde (Sylvester Events), Alexandre Velleuer (VO Event), Tom Bellens (Push To Talk) et Dries Mahieu (The Oval Office) ont investi “The Chick” à Malines pour échanger leurs points de vue.

Le bon exemple

Le secteur événementiel est traditionnellement un secteur avec une empreinte écologique importante: déplacements nombreux, camions plein de matériaux, quantités de déchets, excédents alimentaires... Heureusement, la prise de conscience est de plus en plus présente chez les organisateurs et les agences. Et ils semblent prêts à donner le bon exemple.
Niels Goyvaerts: “Balthazar fonctionne avec une charte en deux volets: une partie avec les lignes directrices en matière de RSE et de Durabilité pour nos événements et une partie pour notre propre fonctionnement. Cela inclut des choses évidentes, comme l’éclairage LED au bureau, une gestion stricte des déchets, pas de véhicules d’entreprise pour nos employés mais des voitures de pool... Mais nous nous concentrons surtout sur l’égalité et la RSE au sens large du terme.”
Dries Mahieu: “Commencer en interne permet de gagner en externe. Nous aussi, nous avons créé un pacte que nous mettons en place depuis environ quatre ans. Beaucoup de nos collaborateurs ont par exemple renoncé à leur véhicule de société au profit des transports en commun ou du vélo. Dans chaque bureau, on note même les km parcourus en vélo, ça entretient un esprit positif de compétition. On tient également le compte des impressions. Et à la fin de la semaine, on se partage le contenu du frigo pour que plus rien ne termine à la poubelle. C’est un état d’esprit que nous travaillons tous ensemble. Et que nous pouvons ensuite répercuter en externe.” 
Geert Vanoverschelde: “Chez Sylvester, nous avons entrepris certaines choses, mais au départ, c’était de façon fragmentaire. Par exemple choisir un bâtiment près d'une gare. Désormais, nous avons établi un plan sur trois ans, qui doit nous permettre de progresser considérablement. Car nous voulons participer. Il y a cinq ans, la durabilité était une tendance. Aujourd'hui, c’est une nécessité. Mais nous ne voulons pas ce que cela soit une décision imposée par la direction. Cela doit aussi venir de notre personnel. Nous avons donc choisi de procéder via des workshops, où chacun peut apporter sa contribution. Cela déclenche un véritable réflexe durable.”
Bert Knuts: “Nous venons d’emménager dans un nouveau bâtiment durable équipé de panneaux solaires. Chez nous aussi, il y a des initiatives qui ont pris naissance au cœur de l’organisation. Au lieu que chacun aille chercher sa salade préemballée au supermarché, on organise une tournante où chacun prépare à tour de rôle une salade pour tout le groupe. Ce sont de petites initiatives, mais très sympas.”

"La durabilité elle-même est en train de se durabiliser. On ne s’en tire plus avec du simple opportunisme.”

La durabilité appelle la durabilité

Alexandre Velleuer: “En 2010-2011, nous avons fait une série d’événements durables autour des thématiques sociétales. C’était chouette et cela a généré pas mal d’enthousiasme chez nos clients nos équipes. Nous avons donc commencé à nous pencher sur notre propre fonctionnement interne et notre infrastructure. De notre consommation d’énergie et nos consommables à la structure salariale et à l’égalité homme/femme. Un processus qui a duré près de trois ans, qui nous a valu deux étoiles au label d’entreprise éco-dynamique  et qui nous permet aujourd’hui d’être plus cohérents dans ce que nous présentons à nos clients.”
Wim Voss: “Les actions sur le terrain de New World génèrent inévitablement des déchets. Mais nous avons décidé de nous en occuper nous-même. Nous veillons à ce que les déchets soient collectés, afin de les traiter dans nos propres machines de recyclage. Et ces matériaux peuvent être réutilisés. Cette installation nous a permis de réduire de 40% nos frais de conteneurs. C’est un investissement, mais cela rapporte. Tout comme les voitures LED de notre société-sœur Spicy Motion et les casiers mobiles de Mobile Locker, qui fonctionnent à l’énergie solaire au lieu de générateurs polluants.”
Tom Bellens: “Avant, la durabilité, ça devait être une victoire facile. On faisait un petit investissement et on tentait d’en tirer le maximum. Aujourd'hui, les agences et les entreprises commencent à réellement investir, même si cela ne rapporte pas directement. La durabilité elle-même est en train de se durabiliser. On ne s’en tire plus avec du simple opportunisme.”

Du no food waste à la compensation carbone

La conscientisation des agences se reflète aussi dans leurs événements.
Bert Knuts : “En externe, nous nous concentrons actuellement sur le catering. Le principe ‘don’t spoil the party’ est plus pertinent que jamais. Essayez d’expliquer aux jeunes qui défilent dans la rue pour le climat pourquoi il y a encore autant de gaspillage alimentaire, pourquoi il y a encore tellement de gens qui ne viennent pas à un événement malgré toute l’énergie produite pour cela.”
Niels Goyvaerts: “Too Good To Go est une excellente alternative. Nous avons un partenariat avec eux. Ils sont prêts à collaborer avec les agences événementielles. C’est un excellent modèle, auquel notre secteur peut donner de l’élan, afin de sauver un maximum de nourriture de la poubelle. Et de faire des heureux.”
Alexandre Velleuer: “Malgré tous les efforts que l’on peut consentir, un événement aura toujours un impact carbone. L’objectif est clairement de le réduire au maximum mais en attendant, la compensation est une bonne manière de conscientiser les parties prenantes sur l’impact de notre activité, ainsi qu’une bonne référence pour mesurer les évolutions en comparant les bilans d’année en année. En 2019, 100% de nos événements ont été compensés, totalement ou partiellement. Nous l’expliquons à nos clients, nous en discutons, et s’ils ne souhaitent pas le prendre en charge, nous avons un budget dédié pour cela. Les clients sont de plus en plus nombreux à adhérer à cette démarche.”
Niels Goyvaerts: “Nous aussi, nous avons une compensation carbone pour les événements, et nous la proposons désormais d’emblée à nos clients.”

Quelles sont les attentes du client?

Les agences font donc preuve d'un bon état d’esprit. Mais le client est-il toujours prêt à les suivre dans leurs démarches?
Dries Mahieu: “Vous avez deux types de clients: soit ils ne s’en préoccupent pas du tout, soit ils abordent eux-mêmes le sujet et vous interrogent sur votre stratégie en matière de durabilité. Dans les pitches, on voit que les aspects durabilité gagnent de plus en plus de points. Par contre, au moment de l’exécution, ils sont parfois un peu mis de côté.”
Tom Bellens: “Cela a parfois tendance à s’étioler, en effet. Parce qu’il n’y a personne qui fait le suivi du côté du décisionnaire. Et par facilité, on choisit alors de faire table rase.”
Niels Goyvaerts: “Dans les marchés publics, la durabilité est en nette progression. Le déclic est en train de se faire chez tout le monde et notre rôle est de faciliter les choses au maximum.”
Tom Bellens: “Au niveau du gouvernement, le démarrage a été plus lent mais maintenant, il n’y a plus aucun marché public où cela ne joue pas un rôle, généralement très important. Plus moyen de s’en tirer avec deux petites phrases. Il faut une approche fondamentale.”
Wim Voss: “Ce que je note c’est que les clients apprécient énormément note approche cradle-to-cradle. Ils apprécient l’histoire qu’il y a derrière. Même si cela coûte plus.”
Bert Knuts: “Les clients sont effectivement prêts à mettre davantage la main à la poche pour faire les choses de manière plus durable. Récemment, nous avions proposé en option un concept zero food waste pour un événement. Cela revenait à 20 euros en plus par personne. Mais le client a choisi cette option et débloqué le budget supplémentaire, car cela correspondait aux normes et aux valeurs de l’entreprise.”

Impliquer les partenaires

Une chose fait l’unanimité autour de la table: la durabilité n’est pas une histoire d’individualité, cela concerne tout le secteur.
Niels Goyvaerts: “Nous devons impliquer nos fournisseurs et prendre les critères de durabilité en compte quand nous choisissons nos partenaires. Il y a beaucoup de sociétés techniques qui s’en soucient et qui réfléchissent à la durabilité des matériaux, aux déplacements de leurs équipes, qui agissent pour un montage plus propre, qui fournissent à manger à leurs collaborateurs, etc.”
Dries Mahieu: “Je pense que nous devons jouer un rôle de catalyseur pour les fournisseurs et les partenaires. Nous avons notre domaine, notre savoir-faire. Mais une société technique peut chercher à se durabiliser dans son domaine. Pour nous, cela doit être une préoccupation interne mais aussi externe, en motivant nos partenaires. Ce n’est qu’alors que cela se mettra vraiment en route. Car il y a encore énormément de potentiel. Trouver un site qui a un label vert, ce n’est pas un problème. Il y a aussi déjà beaucoup de traiteurs qui sont sensibles à la cause. Par contre, il y a d’autres intervenants qui sont encore loin du compte. Car cela va bien au-delà d'un simple éclairage LED.”
Tom Bellens: “Tout le monde peut apporter sa contribution. Certains investissent plus que d’autres. Mais si certains fournisseurs se démarquent, c’est avec plaisir que nous travaillerons avec eux. C’est profitable à tout le monde.”
Wim Voss: “Ce n’est pas un client qui nous a demandé de recycler, nous l’avons fait de notre propre initiative. Mais nous en parlons de plus en plus, et cela attire d’autres clients. Il faut continuer à sensibiliser. Plus on en parle, plus il y aura de clients et de fournisseurs pour suivre le mouvement.”
Tom Bellens: “Le principe de durabilité s’applique aussi aux gens de la profession. Comment veiller à ce que les gens puissent travailler longtemps dans notre secteur. Cela m’étonne toujours que la plupart des gens ne restent pas dix ans dans le métier. Ils partent pour différentes raisons: on attend beaucoup d’eux, les horaires sont irréguliers... Les gens ne nous perçoivent pas comme un secteur durable. Il faut se poser la question: comment devenir un secteur inclusif, permettant à plus de gens de s’épanouir?”

“Dans les marchés publics, la durabilité est en nette progression. Le déclic est en train de se faire chez tout le monde et notre rôle est de faciliter les choses au maximum.”

Vers un standard commun?

Tom Bellens: “Tout le monde agit au niveau individuel et c’est très bien. Mais je pense que c’est quelque chose que nous devons aussi considérer du point de vue de l’ACC. Une approche commune, nous permettant d’exposer au gouvernement notre façon de travailler. Cela nous donnerait une sorte standard, une référence.”
Niels Goyvaerts: “Je pense que nous devons montrer que nous en sommes capables, en tant que secteur, et que nous sommes prêts à le faire. Et cela passe bien sûr par un partage de savoir-faire.”
Geert Vanoverschelde: “Par contre, je pense que j’éviterais de créer un autre grand label. Nous devons chercher des façons parlantes de faire connaître nos actions. Par exemple, il pourrait être intéressant de faire peser davantage la durabilité au niveau des BEA Awards.”
Bert Knuts: “Il faudrait aussi que les médias professionnels en parlent. Il faut mettre davantage en avant les événements durables. Ce serait un signal fort pour les autres agences et fournisseurs, un encouragement à se lancer.”
Alexandre Velleuer: “Avec le Circular Event Toolkit que nous avons récemment créé, nous avions l’ambition de rassembler toutes les bonnes pratiques circulaires et de les rendre accessibles à tout organisateur d’événement. Nous invitons tout le monde à s’en servir et à nous aider à l’updater en fonction des innovations et nouveaux acteurs..”
Tom Bellens: “Même s’il n’y a aucune obligation imposée en matière de durabilité, tout le secteur se sent concerné. Et pas par appât du gain, au contraire. Nous le faisons tout simplement, parce que nous sommes un secteur créatif.”