Lorsqu’on choisit un lieu événementiel, on s’intéresse avant tout à son esthétique, à sa situation géographique et à sa capacité d’accueil. C’est logique. Mais pour D-Dream, une expérience audiovisuelle réussie ne se prépare pas le jour du montage : elle commence dès la première visite des lieux. « Sur le plan technique, les possibilités sont immenses, à condition de savoir à l’avance quels éléments prendre en compte », explique Elke Scheirs, Managing Director de D-Dream. « Un obstacle identifié pendant la préparation peut se résoudre ensemble. Mais si on ne le découvre qu'une fois les truss sur place, cela coûte du temps, de l'argent et oblige souvent à revoir une partie du concept créatif. »

Cinq pièges techniques à anticiper

Forte de 30 ans d’expérience dans les événements corporate, de divertissement et grand public, l’équipe de D-Dream rencontre souvent les mêmes problématiques. Cinq d’entre elles sont au cœur de la checklist.

1. Électricité : la puissance est-elle suffisante pour votre événement ? 

Éclairage, sonorisation, vidéo, catering… Les équipements gourmands en électricité ne manquent pas lors d'un événement. Or, tous les lieux ne disposent pas nécessairement d’une alimentation électrique suffisante. Lors de votre repérage, vérifiez donc les installations électriques disponibles. Le site dispose-t-il d’une alimentation triphasée ? Quel est l’ampérage disponible ? Quels types de raccordements sont prévus et où se trouvent-ils ? Car même lorsque la puissance est suffisante, l’emplacement des raccordements peut faire toute la différence. Une arrivée électrique triphasée à l’autre bout du bâtiment ? Il faudra prévoir un cheminement de câbles conséquent. 

Et si la puissance disponible ne suffit pas ? Mieux vaut alors prévoir un groupe électrogène. Rien d’insurmontable, à condition de l’anticiper. Vous éviterez ainsi qu’un simple problème de prise électrique ne vienne bouleverser votre plan technique, votre temps de montage et votre budget. 

2. Rigging : le plafond peut-il supporter votre concept ?

Une installation lumineuse spectaculaire, un mur LED géant ou un plafond entièrement habillé peuvent transformer une salle. Encore faut-il pouvoir suspendre ces équipements en toute sécurité. Tous les lieux événementiels n’autorisent pas le rigging. Et même lorsqu’il est permis, cela ne signifie pas que l’on peut accrocher n’importe quoi, n’importe où. 

Où se trouvent les points d’accroche ? Quelle charge maximale peuvent-ils supporter ? Certaines zones sont-elles interdites au rigging ? Le lieu impose-t-il de faire appel à son propre prestataire de rigging ? Lors de votre visite, demandez donc le plan de rigging et confrontez-le à vos premières idées pour l’événement. 

3. Nacelles élévatrices : comment atteindre les hauteurs ? 

Des plafonds hauts ? En tant que partenaire AV, généralement, on adore ! Plus d’espace pour l’éclairage, les décors et les installations techniques, c’est aussi davantage de liberté créative. Mais encore faut-il pouvoir accéder à ces hauteurs.

Vérifiez donc si les nacelles élévatrices sont autorisées et si le lieu impose certaines conditions quant au type d’engin utilisé. Dans de nombreux espaces, seuls les équipements électriques sont admis. 

Viennent ensuite les questions pratiques. La nacelle pourra-t-elle entrer dans le bâtiment ? Les portes sont-elles suffisamment hautes et larges ? Y a-t-il des passages étroits ou des différences de niveau ? L’engin devra-t-il emprunter un ascenseur, et celui-ci pourra-t-il supporter son poids ?  Une magnifique salle de huit mètres de haut devient soudain beaucoup moins pratique lorsque son unique porte d’accès ne mesure qu’un mètre de large. 

4. Climatisation et chauffage : comment assurer le confort thermique ? 

Une halle industrielle en plein mois de janvier ou une salle vitrée au cœur de l’été ? La gestion de la température devient alors un enjeu majeur ! Vérifiez donc si le lieu dispose d’un système de chauffage et de refroidissement, et si sa capacité est suffisante pour l’ensemble de l’espace événementiel. Pensez également à vérifier la puissance électrique consommée par ces installations. Car cette même alimentation doit aussi faire fonctionner l’éclairage, la sonorisation, la vidéo et le catering. 

Le chauffage ou le refroidissement est inexistant ou insuffisant ? Il faudra prévoir des équipements supplémentaires. Cela implique non seulement des frais de location, mais éventuellement aussi une alimentation électrique complémentaire. Un coût qu’il vaut mieux intégrer au budget avant de tomber sous le charme du lieu.

5. Chargement et déchargement : comment faire entrer tout le matériel ? 

Vous avez suffisamment d’électricité. Le plan de rigging est validé. La nacelle peut entrer. Parfait ! Reste encore à acheminer le matériel. L’accessibilité d’un lieu peut avoir un impact considérable sur l’efficacité du montage. C’est pourquoi nous ne nous intéressons pas uniquement à la salle, mais aussi à l’ensemble du parcours entre le camion et la scène. 

Les camions peuvent-ils s’approcher de l’entrée ? Existe-t-il un quai de déchargement ? L’espace événementiel se trouve-t-il au rez-de-chaussée ? Y a-t-il des escaliers ou des différences de niveau ? Un monte-charge est-il disponible ? Ses dimensions et sa capacité de charge permettent-elles de transporter de grands flight-cases ? 

La distance a aussi son importance. Décharger directement à côté de la salle, ce n’est pas la même chose que de devoir manœuvrer chaque flight-case sur cent mètres à travers un bâtiment. 

Un lieu moins facilement accessible ne doit pas nécessairement être écarté. Il suffit de prévoir assez de temps et de personnel pour le montage. Encore un détail qu’il vaut mieux découvrir lors du repérage plutôt qu’à l’arrivée du premier camion. 

Impliquer le partenaire audiovisuel dès le départ

Cette checklist s’inscrit dans une recommandation plus large de D-Dream : associer le partenaire audiovisuel dès le choix du lieu, plutôt que d'attendre la phase de mise en œuvre. « Les event managers n’ont pas besoin de se muer en techniciens audiovisuels, riggers ou électriciens », confirme Elke Scheirs. « Mais s’ils posent les bonnes questions lors de leur visite de repérage, ils pourront déterminer beaucoup plus rapidement ce qui est réalisable. Le meilleur lieu est celui qui réunit ambiance, concept et faisabilité technique. »

En intégrant dès le départ les possibilités et les contraintes techniques dans la conception de l’événement, on évite les coûts imprévus tout en conservant une marge de manœuvre pour des solutions créatives qui renforceront l’impact de l’événement.

En pratique

L’Event Venue Checklist est disponible gratuitement au téléchargement sur https://www.d-dream.be/nl/de-juiste-eventlocatie-kiezen/. Pour aller plus loin, D-Dream propose également l'AV-Academy, une série de sessions consacrées aux bonnes pratiques pour mieux préparer les aspects techniques de ses événements. Inscrivez-vous dès maintenant pour être informé des prochaines sessions de l’AV-Academy : https://forms.cloud.microsoft/pages/responsepage.aspx?id=ET1Gv9t9YE6p2ncXXu6fqZ-ir9xVwQJAtYrCRB9FJldUQVEwSFZPU1BBQlZLOURHSlgyTDFXTElOQi4u&route=shorturl