Event management

May 24, 2022, 21:54
"Toujours prévoir un plan B"

"Toujours prévoir un plan B"

16 décembre 2021

EY est une organisation de services professionnels et multidisciplinaires internationale, qui est présente dans plus de 150 pays. Les événements forment un ingrédient important de la recette de son fonctionnement. EY Belgium organise ainsi chaque année des événements comme l'Entreprise de l'Année et le Family Business Award of Excellence. Outre ces deux événements phares, la société organise aussi une multitude d'autres événements internes et externes. Charlotte De Laet, qui contribue à mener à bien toutes ces initiatives en tant que corporate event planner chez EY Belgium, nous présente ci-après sa fonction. 

Comment avez-vous atterri dans votre fonction actuelle?
Charlotte De Laet: "Après mes études en tourisme, j'ai commencé à travailler comme guide touristique. Mais j'ai vite eu l'impression que beaucoup de choses étaient automatisées dans ce secteur et que les perspectives d'avenir n'étaient peut-être pas idéales. J’ai ensuite entendu qu'EY recherchait une personne capable d'apporter un soutien interne aux événements et aux séminaires. J’ai alors envoyé ma candidature."

En quoi consiste votre fonction au sein d’EY?
"Au début, il s’agissait purement d’une fonction de soutien, mais cela fait maintenant neuf ans que je suis ici. J’ai évolué et j’exerce désormais la fonction de corporate event planner. J'organise les événements internes et les teambuildings, mais aussi les formations et les séminaires externes, et depuis peu aussi des webinaires. Cela inclut l'ensemble du trajet: depuis l'envoi de la communication jusqu’à la réalisation pratique."

Quelle place occupent les événements dans le mix marketing de votre entreprise?
"Ils sont très importants. Nous organisons plusieurs gros événements phares, comme par exemple l'Entreprise de l'Année ainsi qu’une cérémonie de remise de prix pour les entreprises familiales: le Family Business Award of Excellence. Ensuite, il y a tous nos séminaires et événements de networking avec lesquels nous voulons toucher les clients et les clients potentiels, pour procéder à du networking et pour les informer des nouveautés dans le secteur. D’ailleurs, nous ne cherchons pas seulement à attirer les clients vers nous, nous voulons également les réunir et leur permettre d’élargir leur réseau. Nous voulons ainsi aider les start-ups et les scale-ups à faire évoluer leur activité. Évidemment, nous essayons aussi d'accroître notre notoriété, mais le principal élément lors des événements externes reste tout de même généralement le networking."

Ces événements sont-ils gérés en interne ou les confiez-vous à une agence événementielle?
"Cela dépend de la taille de l'événement. Nous nous chargeons nous-mêmes des plus petits événements. Mais dès que l’on atteint la barre des 200 personnes, nous faisons appel à un partenaire pour nous aider à tout mettre sur pied. Cela dépend aussi de la charge de travail durant cette période. Pour le moment, il y a vraiment un ‘boom’ et nous recevons beaucoup de demandes de la part de nos différents départements."

Quels critères appliquez-vous pour sélectionner une agence?
"Je commence par étudier minutieusement la demande, puis je compare celle-ci aux points forts spécifiques de telle ou telle agence. S’il s’agit vraiment d’aller faire un teambuilding dans les Ardennes, nous travaillerons alors avec des agences différentes par rapport à nos gros événements phares. Cela dépend donc vraiment de la demande. Il est vrai que si une agence a effectué du bon travail pour nous antérieurement, j’aurai plus vite tendance à collaborer à nouveau avec elle. Mais nous continuons d’examiner ce que proposent les différents partenaires, car la norme doit évidemment rester élevée."

"Nous ne cherchons pas seulement à attirer les clients vers nous, nous voulons également les réunir et leur permettre d’élargir leur réseau."

Comment la crise du Corona a-t-elle impacté votre travail l'année dernière?
"Mon travail n'est plus vraiment le même qu'il y a deux ans. Nous nous sommes directement adaptés pour organiser des formations en ligne, des webinaires et des webcasts. Vu que nous faisions déjà des webcasts auparavant, ce n'était donc pas totalement nouveau. Mais pour ceux qui avaient l'habitude de se rendre à des séminaires en présentiel, cela a tout de même nécessité une certaine adaptation. Nous avons toutefois remarqué qu'ils trouvaient cela intéressant et, en outre, facile. Il suffit de se connecter pendant une heure, sans avoir à se déplacer. Mais évidemment, l'absence de l'aspect networking s’est fait sentir. J'ai d'abord pensé que ces activités en ligne représenteraient moins de travail, mais ce fut tout le contraire. Cela nécessite davantage de travail notamment en matière de communication, avec des liens, des confirmations, etc. Par rapport à un événement physique, il faut facilement envoyer quelques courriels en plus. Nous avons également dû faire preuve de plus de créativité. Pour remplacer la traditionnelle réception, il nous est arrivé de prévoir des boxes apéro, également pour des événements internationaux. Organiser cela fut un véritable challenge."

Et que retiendrez-vous de cette période?
"J'ai le sentiment que la partie informative des événements continuera à être proposée en webcast. Car nous avons remarqué que cela nous permet de toucher beaucoup plus de personnes et des personnes différentes. Des personnes qui, normalement, ne se rendraient pas aux séminaires physiques. Mais je m'attends dès lors à ce que des événements de networking distincts voient le jour.

Quel est l’événement dont vous êtes la plus fière et pourquoi?
"Il y a deux ans, nous avons organisé un événement interne pour nos collègues de Tax, avec environ 300 participants au Thor Park à Genk. Je n'avais jamais eu d'aussi bons retours sur un événement. Tout était parfait. La météo, le lieu, le conférencier, le groupe... Tout a parfaitement fonctionné. Cela m’emplit dès lors de fierté."

Quelles sont, selon vous, les qualités essentielles d’un bon corporate event manager?
"Il faut être flexible et avoir l’esprit pratique. Il faut pouvoir anticiper et évaluer les pièges éventuels liés à l'événement et prévoir un plan B dans un coin de votre tête. Parce qu’il y a toujours des imprévus à solutionner sur place. Il nous est déjà arrivé de devoir modifier complètement nos plans à l'approche d'un événement, et repartir de zéro."

Comment envisagez-vous les événements de demain?
"Chez EY, nous aimerions miser encore davantage sur le volet durabilité des événements. Nous essayons déjà de mieux coordonner les inscriptions, par exemple pour limiter les surplus de nourriture. Mais nous voulons aller encore plus loin. Je m'attends également à une évolution vers des événements plus adaptés aux personnes, pour lesquels les invités pourront choisir s'ils veulent y assister en présentiel ou les suivre en ligne. Néanmoins, l'élément ‘live’ reste très important pour nous. Car nous constatons que ces ‘live events’ permettent d’établir des contacts plus approfondis."