Event management

Aug 11, 2020, 9:32
"En général, déplacer l'événement sera dans l'intérêt de toutes les parties"

"En général, déplacer l'événement sera dans l'intérêt de toutes les parties"

30 juin 2020

Depuis mars, des milliers d'événements – des petites réunions aux grands événements de masse – ont été annulés dans notre pays. Outre la déception d'annuler un événement souvent attendu depuis longtemps, les initiateurs, les organisateurs et les fournisseurs sont également confrontés à la gestion pratique d'une telle annulation. Qui a droit à quoi? Qui va supporter les frais déjà engagés? Autant de questions qui, plus d'une fois, peuvent entraîner des conflits. Nous avons écouté Katrien Maris et Agnès Maqua du cabinet d'avocats KOAN LAW FIRM, partenaire de longue date et fidèle de l'ACC, qui nous expliquent les principales règles de base.

"Il est important de savoir qu'une relation entre un annonceur et une agence événementielle, ou entre une agence événementielle et un fournisseur, est en fait un contrat", explique Katrien Maris. "Et toutes les obligations découlant de ce contrat doivent être respectées. Si vous ne pouvez pas satisfaire à celles-ci, il s'agit d'une rupture de contrat. Il existe cependant une exception à cette règle, à savoir le scénario de la force majeure."

3 conditions pour invoquer la force majeure

Le Droit belge définit la force majeure comme ‘un obstacle insurmontable à l'exécution d'une obligation’. "C'est naturellement un peu vague", affirme Agnès Maqua. "La jurisprudence et la doctrine avancent en fait trois conditions qui définissent quand il est questions d’une situation de force majeure. Tout d'abord, il doit s'agir d'une circonstance imprévue. Au moment de la conclusion du contrat, les parties ne pouvaient raisonnablement prévoir qu'une telle situation se produirait. Pour ce qui concerne la crise du coronavirus, on peut affirmer que cela s'applique aux contrats conclus avant les vacances de printemps. A partir des vacances de printemps, on peut toutefois dire que la situation était prévisible, notamment vu la situation en Chine et en Italie. La deuxième condition est que la situation échappe au contrôle des parties. Cela implique que l'incident ne doit pas être imputable à la faute ou à l'erreur de la personne devant fournir la prestation ou le produit. Dans le cas du coronavirus, c’est donc assurément applicable. Les autorités ont en effet imposé une interdiction de rassemblement de telle sorte que les événements prévus n’ont pu avoir lieu."

Alternative

La troisième condition est que la partie qui invoque la force majeure soit réellement dans l'impossibilité absolue de respecter son obligation. "Il y a ici une différence entre un empêchement permanent à l'exécution de l'obligation et un empêchement temporaire", précise Katrien Maris. "On parle d'empêchement permanent lorsqu'aucune alternative ne peut être fournie. Cependant, pour nous, le coronavirus représente dans de nombreux cas un empêchement temporaire. Lorsque les mesures de confinement seront levées, la situation de force majeure sera terminée. Si un événement qui devait avoir lieu pendant cette période de confinement peut être reporté, on sera alors en fait tenu de le faire. Car il ne sera pas impossible de tout de même exécuter sa prestation. Il existe naturellement des situations dans lesquelles il sera impossible ou inutile de reporter un événement. Comme par exemple un événement spécifique relatif à une certaine date ou à un certain événement. On peut alors parler d'empêchement permanent. Mais si le report est possible, toutes les mesures nécessaires doivent être prises pour permettre à l'événement de se dérouler, car les parties sont toujours liées par une obligation de limitation des dommages: en d'autres termes, les dommages doivent être limités autant que possible les uns envers les autres."

Accord verbal

Quoi qu’il en soit, dans une situation comme celle d'aujourd'hui, il est nécessaire de se tourner vers ce qui est indiqué dans les conditions générales et le contrat. Agnès Maqua: "Les situations de force majeure sont souvent décrites dans les clauses. Celles-ci peuvent également comprendre des formalités relatives à la notification, au partage des frais engagés, au remboursement des avances, à l'éventuelle indemnisation des dommages... Si les points de cette clause ont été acceptés par les deux parties, elles doivent s'y conformer. Dans le secteur événementiel cependant, nous sommes souvent confrontés à des situations où il n'y a pas de contrat, car il s'agit d'accords verbaux. Dans ce cas, c'est la réglementation générale relative aux accords réciproques qui s'applique. Celle-ci stipule que si l'une des parties ne peut remplir son obligation en raison d'une situation de force majeure, l'autre partie est également libérée de son obligation qui y était indissociablement liée. La partie A ne peut pas laisser l'événement avoir lieu parce qu'il n'est pas autorisé par les autorités, et la partie B ne doit donc pas payer pour un événement qui n'a pas lieu. Dans ce cas, chaque partie supporte ses propres frais. Les avances pour lesquelles aucune prestation n'a encore été livrée doivent être remboursées."

Annulation en raison d'une interdiction gouvernementale ou par précaution

"Même si une épidémie n'est pas acceptée comme un cas de force majeure dans les conditions générales ou dans le contrat, il est encore question de force majeure dans la situation actuelle, parce qu’il s'agit d'une décision imposée par les autorités, à savoir qu'aucun événement ne peut avoir lieu jusqu’à une date déterminée", explique Katrien Maris. "La situation dans laquelle les autorités elles-mêmes imposent une interdiction des rassemblements doit en effet être considérée comme un cas de force majeure. La situation sera différente lorsqu’on ne veut pas qu’un événement se tienne par précaution – sans interdiction gouvernementale. Dans ce cas, la situation n'est pas couverte par la force majeure et la partie qui annule devra possiblement payer une indemnisation. Il existe toutefois une situation intermédiaire: lorsqu’un événement est annulé par précaution et qu’il s'avère par la suite que les mesures gouvernementales sont également prolongées pour cette période. Dans ce cas, on pourra partir du principe que cela relève également de la force majeure. Il sera aussi toujours intéressant de se tourner vers l'assurance annulation, qui peut également apporter une solution."

Nouveaux contrats

Il est très important de tenir compte du virus pour l'élaboration des nouveaux contrats. Agnes Maqua: "Si un contrat doit être conclu maintenant pour un événement programmé juste après la période de confinement, il est conseillé de définir des clauses prévoyant différents scénarios: la résiliation du contrat si l'interdiction n'a pas encore été levée; une obligation de report; une détermination des coûts déjà engagés, un partage des coûts, un remboursement partiel ou total des avances."

Exemple concret

Examinons maintenant la situation de façon concrète avec un exemple issu de la pratique. "Nous avons été contactés par une agence événementielle qui avait organisé un congrès pour son client durant la période de confinement", explique Katrien Maris. "Une tierce partie était également impliquée: le fournisseur du site pour le congrès et du catering. De plus, une avance substantielle avait déjà été versée. Si nous passons en revue les conditions relatives à la force majeure, nous constatons que celles-ci mentionnent des circonstances imprévisibles, échappant au contrôle de la partie exécutante. Mais la troisième condition, celle de l’empêchement permanent, était-elle également remplie? L'agence souhaitait un report et, sur nos conseils, a contacté le tiers pour lui proposer une autre date. Une nouvelle date a ainsi été trouvée et le fournisseur a pu conserver l'avance, en vue des prestations futures. Les conditions générales prévoyaient un forfait de 10% en cas de report. Celui-ci a cependant été annulé en raison de la situation de force majeure. Il s’agissait du point le plus important pour notre client."

Concertation

La crise du coronavirus entraîne des circonstances très exceptionnelles, les parties se retrouvent dans une situation qu'elles n'avaient jamais connue auparavant. "Il y a peu de précédents, voire aucun, pouvant servir de base pour évaluer cette situation. Nous conseillons donc de discuter de la situation. Pouvoir déplacer un événement sera souvent dans l'intérêt des deux parties. Sur le plan financier surtout, cette solution alternative sera profitable à tous", conclut Agnès Maqua.